La plataforma de software de conferencia virtual adecuada suele abordar puntos dolorosos que no sabías que tenías. Muchas organizaciones invierten en la herramienta para conocer y saludar a los clientes o para capacitarlos, pero descubren que es una gran adición a su estrategia de investigación y desarrollo, ya que le permite conectar a sus pares, impulsar la colaboración interna y poner su conferencia virtual en línea. Incluso puede realizar evaluaciones de rendimiento a distancia para destacar las áreas personales que deben mejorarse. Y eso es sólo para empezar. Estos 7 consejos pueden ayudarle a elegir el mejor software de reuniones virtuales para sus principales prioridades de L&D.
7 consejos para ayudarte a elegir bien el software
1. Identifica tus fortalezas y debilidades de L&D
Lo primero es identificar las prioridades de L&D que quiere abordar con los sistemas de reunión virtuales. ¿Cuáles son sus puntos fuertes y débiles? Esto normalmente implica un Análisis de Necesidades de Formación. Evaluar las métricas del LMS, realizar encuestas a los empleados y evaluar los talentos del equipo. A continuación, utilice los datos para racionalizar sus objetivos de formación en línea e identificar las lagunas ocultas. La clave es buscar patrones. Digamos que el 55% de su personal de ventas lucha con el conocimiento del producto. Por lo tanto, tal vez quiera organizar reuniones semanales de recapitulación para refrescarles la memoria. Esto les da la oportunidad de discutir las especificaciones del producto y los beneficios prácticos con sus compañeros.
2. Alinear las brechas con las características del software de reuniones virtuales
Todos esos puntos dolorosos revelados en la fase 1 se alinean con características específicas del software de reuniones virtuales. Por ejemplo, el problema sobre el conocimiento del producto requiere soporte de VoIP, recordatorios por correo electrónico y grabación. Todas estas características rompen las barreras de accesibilidad y aseguran que los empleados nunca se pierdan una reunión. Otra brecha podría ser la colaboración remota. En este caso, debería buscar una herramienta con compartición de pantalla y chats en vivo para abrir todas las líneas de comunicación. Utilice un directorio online exclusivo para buscar herramientas con muchas funciones que satisfagan todas sus necesidades de L&D.
3. Evalúe su biblioteca de entrenamiento en línea
¿Qué falta en tu biblioteca de entrenamiento en línea? Si trabajas con materiales impresos de ILT, ¿cómo puedes incorporarlos a las reuniones virtuales? Es crucial evaluar sus activos para buscar lagunas y nuevas oportunidades de L&D. Por ejemplo, tiene varias simulaciones de tareas o videos de demostración que no están recibiendo suficiente amor de los empleados. Así que, ¿por qué no organizar demostraciones en vivo para aumentar la interactividad? Los empleados pueden hacer preguntas durante cada paso y ver qué habilidades están implicadas. Una inmersión profunda en su biblioteca de formación en línea también le ayuda a encontrar la herramienta adecuada para la tarea. A saber, el software de conferencias virtuales que admite formatos de entrega de contenido y le permite cargar enlaces de recursos.
4. Involucrar a los principales interesados
En el proceso de selección deberían participar todos los actores principales, incluidos los gerentes, los asociados externos y los participantes en la capacitación en línea. De hecho, se les puede pedir recomendaciones si han usado software de reuniones virtuales en el pasado. O invitarlos a probar la herramienta si el proveedor ofrece pruebas gratuitas. Sin embargo, todo comienza con la retroalimentación. Pregúnteles acerca de su estrategia actual de L&D para determinar qué es lo que más les gusta y lo que menos. ¿Preferirían más aplicaciones del mundo real? ¿Reciben suficiente apoyo de sus pares? Por supuesto, su aportación se basa en sus respectivos papeles. Por ejemplo, su equipo de recursos humanos utilizará la herramienta para entrevistar a los candidatos y organizar eventos de cumplimiento. Así, pueden ayudarle a evaluar sus prioridades desde ese ángulo y a encontrar la mejor herramienta para sus funciones de trabajo.
5. Establecer un límite de gasto
Desafortunadamente, su compañía tiene recursos limitados. Por lo tanto, debe establecer de antemano un tope de gastos para su nuevo software de reuniones virtuales. Lo maravilloso de las herramientas de conferencia es que son versátiles. Esto significa que todos los departamentos se benefician. Como tal, no está restringido a su presupuesto de L&D. Diferentes departamentos pueden contribuir a la compra de una robusta plataforma de reuniones virtuales que se adapte a las necesidades de cada uno. Por ejemplo, el 15% de la financiación proviene del presupuesto de RRHH, mientras que otro 20% proviene del marketing, ya que utilizarán el sistema para organizar eventos de formación de clientes y promociones de productos.
6. Preferencias del usuario del medidor
¿Los usuarios quieren participar en las reuniones en su dispositivo móvil? ¿Deberían poder personalizar el diseño? ¿Prefieren los instructores/directores silenciar las líneas durante la presentación? Necesitas encontrar una plataforma de software de conferencia virtual que se alinee con las preferencias de los empleados. Pero también debes tener en cuenta a los clientes, socios externos y cualquier otra persona que utilice la herramienta. Las encuestas y los sondeos son grandes herramientas para medir sus expectativas y elegir el software que ofrece la mejor UX.
7. Inscríbete para recibir demostraciones gratuitas
Muchos proveedores de conferencias virtuales ofrecen demostraciones gratuitas para que pueda ver la herramienta en acción. Suele ser una visita grabada o un evento en vivo donde puedes hacer preguntas de seguimiento. Algunos incluso ofrecen pruebas gratuitas de tiempo limitado que le permiten explorar la plataforma de primera mano. Antes de hacerlo, desarrolla criterios de evaluación. ¿Es el sistema fácil de usar para cada miembro del equipo? ¿Puede incorporar su propia marca? ¿Qué hay de los servicios de soporte de los proveedores? Después de probar la herramienta, recopile los comentarios para elaborar una lista de selección. Esto también facilita la comparación de las mejores opciones y la ruptura de los lazos. Por ejemplo, una plataforma es rica en características pero no tan fácil de usar. ¿Tienen herramientas de capacitación para los clientes para compensar, de manera que no tengas una curva de aprendizaje de un mes de duración?
Conclusión
La plataforma de software para conferencias virtuales adecuada debería venir con todo el apoyo que necesita para maximizar la funcionalidad, ya sea que se trate de preguntas frecuentes en línea, recursos de capacitación para clientes o charlas en vivo con el proveedor. Dicho esto, usted necesita aclarar sus expectativas en la RFP para que los proveedores de servicios puedan esbozar todas sus opciones de soporte. También puede consultar directorios en línea específicos para cada nicho para encontrar software para reuniones virtuales que cumpla con todos sus requisitos, de hecho, cada listado cuenta con soporte y capacitación que le permite calificar a los proveedores por adelantado.