Repensar los sistemas de incorporación en la era de COVID
La incorporación de nuevos empleados antes de la COVID era un desafío, pero ahora, en la era de la COVID, se ha vuelto aún más desafiante. La pandemia global obligó a la fuerza laboral actual a convertirse en una población mayoritariamente remota, creando rápidamente una nueva normalidad. Para aquellos que recién comienzan en nuevos trabajos durante este tiempo, el entorno remoto puede parecer aislado y desafiante. Los nuevos empleados enfrentan incertidumbre sobre sus expectativas y operaciones diarias. Sin muchos de los adornos habituales de la vida de oficina, a los nuevos empleados les resultará difícil adoptar la cultura de la nueva empresa. Esta nueva normalidad ha demostrado lo importante que es tener un sólido sistema de incorporación en línea en toda la empresa. En hallazgos publicados por Glassdoor en 2015, “Las organizaciones con un sólido proceso de incorporación mejoran la retención de nuevos empleados en un 82 % y la productividad en más del 70 %”.
El proceso de incorporación puede verse drásticamente diferente de una empresa a otra, desde capacitaciones por partes, presentaciones en persona y orientaciones rápidas hasta el uso de un Sistema de gestión de aprendizaje (LMS) para proporcionar módulos de capacitación de incorporación a su propio ritmo. El proceso de incorporación puede incluso verse diferente internamente de un equipo a otro dentro de la misma organización. Debido a la rapidez con la que cambian las prácticas comerciales, los procesos de incorporación tradicionales se están quedando cortos para satisfacer las necesidades de los nuevos empleados en la fuerza laboral remota.
Con el trabajo remoto cada vez más complejo y la introducción de muchas plataformas diferentes de gestión de proyectos y bases de datos basadas en la nube, es raro que un nuevo empleado acceda a un puesto con exactamente todas las habilidades que necesitará para desempeñarse en su nuevo puesto. En 2018, Gartner informó: “Sin embargo, el 70 % de los empleados no dominan las habilidades que necesitan para sus trabajos hoy, y el 80 % de los empleados no tienen las habilidades necesarias para sus roles actuales y futuros”. Para tener éxito frente a estos nuevos desafíos, necesitamos utilizar nuevas herramientas y nuevas estrategias.
Los 4 componentes necesarios para diseñar un sistema integral de onboarding en línea son:
1. Centro de conocimiento
A medida que remodelamos nuestra comprensión de las interacciones con colegas para incluir principalmente reuniones virtuales, el intercambio de conocimientos organizacionales no debe depender de la interacción de persona a persona. Al diseñar un sistema de incorporación en línea, el primer componente que debe desarrollar es un centro de conocimientos.
El propósito de un centro de conocimiento es ser un repositorio de las prácticas y procedimientos de una organización y/o un equipo específico. Todo el conocimiento de la organización va al centro de conocimiento y se selecciona e indexa y se vuelve accesible para todos una vez allí. Un centro de conocimiento debe ser accesible para los empleados, fácil de buscar, fácil de actualizar y utilizar enlaces a otros recursos. Este centro de conocimiento se puede crear en una plataforma basada en la nube.
Actualmente, Sharepoint, una herramienta basada en la nube que se incluye en la mayoría de los paquetes de Microsoft 360, se puede usar para crear un wiki y vincular a temas operativos en diferentes páginas del sitio, sitios externos o a través de la unidad compartida o la biblioteca de documentos de su organización.
2. Estrategia de Gestión del Aprendizaje
La estrategia de gestión del aprendizaje es una combinación de capacitaciones sincrónicas y asincrónicas que crearán oportunidades flexibles para que los nuevos empleados aprendan habilidades críticas para el trabajo. El centro de conocimientos se utilizará para desarrollar el contenido de las capacitaciones. La estrategia de gestión del aprendizaje debe continuar después de que se complete el proceso de incorporación para alentar a los empleados a continuar aprendiendo habilidades que respaldarán la promoción y la retención dentro de la organización.
El propósito de estas capacitaciones es cultivar un ambiente de aprendizaje que sea siempre accesible para que los empleados regresen si necesitan un repaso en cualquier habilidad crítica para el trabajo.
Todas las capacitaciones deben actualizarse fácilmente para reflejar los cambios en los procesos o prácticas organizacionales. Articulate Rise es una herramienta de creación que forma parte del paquete de software Articulate 360 que se puede usar para la creación e implementación rápida de este curso. Rise permite el desarrollo rápido de cursos en línea y se puede agregar a cualquier sistema de gestión de aprendizaje (LMS) o sitio web.
El sistema de aprendizaje electrónico debe automatizarse parcial o completamente con la ayuda de un LMS como Absorb o Moodle. De esta manera, puede ver el progreso de sus nuevos empleados a medida que pasan por las capacitaciones de incorporación. También puede establecer disparadores que enviarán cursos asincrónicos en línea directamente a sus nuevos empleados, o programar capacitaciones sincrónicas para sus nuevos empleados a lo largo del proceso de incorporación.
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3. Tutoría/Comunidad de práctica
La incorporación no está completa sin una guía. Un mentor y/o un grupo de trabajo pueden ser un recurso muy importante para que el nuevo empleado aprenda las prácticas y procesos organizacionales, pero también la cultura de la empresa. Un mensual Comunidad de práctica (CoP) para nuevos empleados puede fomentar la conexión y el intercambio de recursos. Crear un sistema de tutoría en una organización puede tener un gran impacto, brindando a muchos empleados actuales la oportunidad de compartir sus prácticas, así como consejos sobre cómo navegar la comunicación matizada de un equipo a otro. Una guía o cohorte también creará conexiones entre los grupos de trabajo y cultivará una cultura colaborativa entre los empleados. Es importante dejar que el programa de tutoría o cohorte complemente el sistema de incorporación.
4. Mantenimiento
Crear un sistema de incorporación sólido no es algo que se haga una vez. Es un sistema vivo como un entorno de aprendizaje. El mantenimiento deberá programarse periódicamente para mantenerse al día con los cambios organizativos y las actualizaciones de contenido. Aunque este es el último componente enumerado en este artículo, es, con mucho, el más importante para la longevidad y el éxito del sistema de incorporación. El sistema de onboarding no puede convertirse en un basurero de recursos y capacitaciones. Debe ser curado y activo para seguir siendo atractivo y fiel a su propósito.
A veces, diseñar un sistema de incorporación puede parecer una tarea hercúlea. Cada nuevo empleado llega a una organización con una cantidad variada de habilidades, conocimientos y experiencia de vida. Diseñar un sistema de incorporación para acomodar a cada alumno es difícil, pero especialmente con la gran cantidad de métodos y técnicas de eLearning disponibles, es completamente factible.
Ahora más que nunca, necesitamos que los empleados se sientan preparados para el trabajo que deben realizar en sus nuevos puestos en un entorno de trabajo remoto. Si un empleado se siente apoyado y conectado, aprenderá las habilidades que necesita mucho más fácilmente. En un artículo reciente de LinkedIn, las empresas de alto rendimiento tienen un gran número de empleados que actualizan sus habilidades dos veces al año. Las empresas más exitosas de la actualidad están llenas de empleados que son “los que aprenden rápido, aprenden bien y aprenden todo el tiempo”. Si los nuevos empleados se sienten competentes y cómodos en las habilidades críticas del trabajo necesarias para desempeñar su puesto, entonces la organización se verá enriquecida por su éxito y sus nuevas ideas.