Me gusta pensar que las RFP de software de aula virtual son una invitación. Los proveedores pueden enviar sus propuestas ya que tienen toda la información necesaria para redactar una respuesta inmediata. Esto simplifica el proceso de selección para su equipo. Es una situación en la que todos ganan. El truco es que necesitas incluir ciertos elementos en tu solicitud para obtener resultados. De lo contrario, las compañías de LMS no sabrán lo que buscas o por qué necesitas su producto en primer lugar. Y acabas con propuestas genéricas que no se ajustan realmente a tus necesidades de formación en el aula virtual. Por lo tanto, vamos a desmitificar todo el proceso de redacción de la RFP de una vez por todas. Aquí hay un vistazo paso a paso de cómo escribir una solicitud ganadora para el software de aula virtual.
1. Esquema del alcance del proyecto en su aula virtual Software RFP
La primera sección trata de los antecedentes de su proyecto y de su empresa. No es necesario incluir la historia de origen de tu empresa. Sólo da una breve introducción para que entiendan tus expectativas, objetivos y resultados deseados. El resto de la RFP tocará estos elementos individualmente. También puede mencionar su software actual y el formato del contenido para evitar problemas de compatibilidad más adelante.
2. Destaque los requisitos que debe tener el LMS para su programa de aula virtual
Esta parte de la solicitud cubre sus necesidades de compra. Básicamente, todas las características y funciones que necesita para garantizar la inversión. Es mejor incluir una lista detallada de las dos categorías principales:
- CaracterísticasIncluye todas las características imprescindibles que buscas en tu nuevo software de aula virtual. Sé lo más específico posible. Por ejemplo, no te limites a mencionar las herramientas de creación de contenido de eLearning. Dígales exactamente lo que necesita de la plataforma, como la autoría integrada, el motor de asignaciones y las rutas de aprendizaje personalizadas.
- Especificaciones técnicas¿Necesitan los empleados acceder al curso online en ciertos dispositivos? ¿Cuál es su formato preferido? Por ejemplo, ¿necesita un sistema de gestión de aprendizaje que cumpla con la API de Tin Can? Destaque todas las especificaciones técnicas y las opciones de implementación que necesite. También puede incluir servicios de soporte y recursos de formación en línea para proveedores en esta sección de la RFP.
3. Aclarar su presupuesto y calendario para definir los problemas de costos
Los presupuestos de las clases virtuales LMS pueden ser un poco complicados porque hay diferentes modelos de precios. Puedes incluir el precio total de las plataformas que implican una tarifa de licencia única. Pero hay que destacar el presupuesto de formación para cada empleado si el proveedor cobra por usuario. Por ejemplo, está dispuesto a gastar una cantidad X por cada usuario activo, y eso incluye los servicios de soporte del proveedor, las actualizaciones, etc. Otro punto que vale la pena mencionar es el calendario de implementación. ¿Qué tan rápido necesita implementar el sistema, incluyendo la configuración y la personalización?
4. Incluya las preferencias de los empleados y el tamaño del personal en su presentación
Las preferencias de accesibilidad de los empleados y los estilos de formación son una parte crucial del proceso de selección del LMS porque son los que utilizan el LMS para colaborar con sus compañeros y desarrollar habilidades vitales a distancia. También deben incluir el tamaño del personal y los planes futuros de expansión. Por ejemplo, actualmente empleas a 500 empleados, pero te embarcarás en otros 100 para la temporada de vacaciones. Como resultado, necesita un LMS con opciones de precios flexibles y escalabilidad para que pueda agregar más usuarios.
5. Mencione los desafíos actuales de la capacitación en línea en su RFP de software de aula virtual
Si ya posee un Sistema de Gestión de Aprendizaje, explique sus deficiencias y cómo el nuevo software debe resolverlas. Por ejemplo, está buscando un Sistema de Gestión de Aprendizaje de aula virtual con más interactividad y herramientas de colaboración, así como una biblioteca de formación en línea de activos con imágenes, plantillas y personajes que pertenecen a su nicho. Esta es también su oportunidad para trazar un mapa de los retos generales de la formación en línea y cómo afectan a sus objetivos empresariales.
6. Explique los criterios de evaluación con respecto a su correspondencia ideal con el LMS
Los vendedores suelen pensar mucho en sus propuestas. Por lo tanto, necesitan saber que usted evaluará sus respuestas de manera justa y qué características del producto tienen más peso. Por ejemplo, cuáles son las funciones que más importan y por qué. Incluso puede esbozar su sistema de puntuación y el proceso de seguimiento para que sepan qué esperar. ¿Se pondrá en contacto con ellos en el plazo de una semana para solicitar más información? ¿Deben estar dispuestos a reunirse con su gerente de L&D?
7. Revisar las propuestas de los proveedores de LMS con experiencia en entrenamiento virtual
Los vendedores deben presentar sus propuestas antes de la fecha límite. Si no, considere la posibilidad de tenderles la mano para darles un suave empujón. Especialmente si están en lo alto de su lista. Entonces estás listo para revisar sus respuestas y tomar tu decisión final. Intenta que tu equipo se involucre en el proceso de selección para que puedan dar su opinión. Asegúrate de que conozcan el sistema de puntuación y los criterios de antemano.
8. Seguimiento con los proveedores para una demostración o una prueba gratuita
Hay varias razones por las que puede necesitar hacer un seguimiento con los proveedores de LMS de las aulas virtuales antes de firmar el contrato. Las entrevistas y los cuestionarios pueden ayudar a romper el empate y probar la capacidad de respuesta del proveedor. Las pruebas y demostraciones son otra gran manera de experimentar todas las características de primera mano. A continuación, programe una reunión después para discutir sus preocupaciones. Después de hacer su elección, las negociaciones del contrato se inician. Asegúrate de buscar asesoramiento legal si hay términos o condiciones imprecisos. Por ejemplo, su definición de “usuario activo” aún no está clara y el vendedor necesita reformular esa parte. Es perfectamente aceptable sugerir revisiones del contrato antes de firmar en la línea punteada.
Las solicitudes de propuestas del Sistema de Gestión del Aprendizaje difieren de las solicitudes de subcontratación porque se trata de un producto, aunque hay servicios implicados, pero no en la medida de los proveedores de contenido de aprendizaje electrónico. Como resultado, no tiene que preocuparse por horarios conflictivos o conjuntos de habilidades desalineados. Es principalmente una misión de investigación. Dicho esto, usted debe calificar a los proveedores para asegurarse de que respalden su producto. Una propuesta bien elaborada es una señal de que la compañía de LMS de aulas virtuales valora el CX y el soporte personalizado.