12 principios ágiles y cómo aplicarlos a la gestión de proyectos de L&D
A veces, sus esfuerzos para manejar la imprevisibilidad y los requisitos cambiantes en los proyectos de aprendizaje electrónico no pueden competir con la variabilidad de su entorno de trabajo o sus socios comerciales. Cuando ese es el caso, ¿cómo puede administrar su proyecto de L&D para obtener un resultado exitoso? Como empresa profesional de soluciones de eLearning, nos hemos hecho la misma pregunta. La respuesta fue probar la metodología Agile.
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¿Qué es la metodología ágil?
Si no está muy familiarizado con Agile, es un enfoque que adoptan muchos equipos de desarrollo de software para ayudarlos a responder a los requisitos cambiantes del proyecto. Ayuda a los equipos a colaborar en cómo entregarán una solución, así como a resolver problemas a lo largo de un proyecto. Nos preguntamos, ¿cómo podríamos aprovechar Agile como mentalidad para la gestión de proyectos de eLearning? Debido a que no desarrollamos software, no tiene sentido instituir algunas de las prácticas técnicas ágiles, como la programación en pares o la refactorización continua. En su lugar, profundizamos en los 12 principios ágiles detrás de la metodología para ver cómo podrían ayudarnos a gestionar la imprevisibilidad y los requisitos cambiantes. Al examinar cómo los equipos de software aplicaron esos principios para implementar y ejecutar con agilidad, hicimos una lluvia de ideas sobre cómo podríamos adaptarlos para la gestión de proyectos de eLearning. Lo que hemos aprendido puede ayudarte a hacer lo mismo.
1. Satisfacer al cliente a través de esfuerzos tempranos y continuos para construir soluciones valiosas de L&D
Revise y valide sus primeras iteraciones con su cliente o partes interesadas. En la etapa de determinación del alcance o evaluación de necesidades del proyecto, aclare y amplíe el propósito y los resultados esperados de su proyecto. Haga lo mismo con sus objetivos de aprendizaje y luego con el flujo o esquema del curso. Piense en estas fases como iteraciones en su solución de aprendizaje y luego muéstreselas y valídelas con el cliente. Continúe con este proceso mientras redacta el guión gráfico o construye el prototipo, y luego mientras programa el módulo en el material didáctico. Busque comentarios de los clientes con cada iteración para confirmar su satisfacción a lo largo del desarrollo.
2. Dar la bienvenida a los requisitos cambiantes a lo largo del proyecto para respaldar la ventaja competitiva del cliente
El cambio es difícil, especialmente cuando implica mucho desperdicio y reelaboración. Sin embargo, el cambio es más fácil de planificar y adaptarse cuando se toman pequeños pasos y se verifica la retroalimentación. Cada vez que itera en su solución, puede volver a confirmar los requisitos. Tener esta conversación lo ayuda a anticipar y planificar cambios potenciales. Y si los requisitos cambian de una iteración a la siguiente, este enfoque iterativo (pequeños pasos) lo ayuda a minimizar el riesgo de reelaboración.
3. Ofrezca módulos de aprendizaje electrónico funcionales en el menor tiempo posible
Funcional significa sin lujos, sin campanas y silbidos. Si estuviera pintando un retrato en lugar de crear un módulo de aprendizaje electrónico, podría definir funcional como un boceto de una persona de palo. Con cada iteración, agregaría dimensión y detalle. Repetirías pintando oscuros, luego medios tonos y luego claros. Sus iteraciones finales pueden incluir definición y antecedentes. Adopte un enfoque similar para crear su módulo de aprendizaje electrónico. Su boceto puede incluir objetivos y contenido asociado. Agregue dimensión y detalle con su guión gráfico. Agregue color cuando desarrolle su versión alfa en el material didáctico. Crear definición y antecedentes en desarrollo beta. Realice un control de calidad final para pulirlo y luego entregue el resultado final a su cliente.
4. Las partes interesadas comerciales y el equipo de L&D deben colaborar y comunicarse a lo largo del proyecto
Cuando se conecta con el cliente en cada iteración, permanece en la misma página y mitiga los riesgos asociados con malentendidos o falta de comunicación. Ningún momento es más importante para establecer las expectativas que el inicio del proyecto. Hemos escrito un libro electrónico, Reunión de inicio del proyecto: su herramienta más importante para el éxito del proyecto, que detalla por qué y cómo debe comenzar un proyecto, quién debe estar presente, qué debe cubrirse y cómo configura el proyecto para el éxito. .
5. Cree proyectos en torno a un equipo motivado que quiera ser ágil. Apóyelos y confíe en ellos para hacer un gran trabajo
Contrate a personas que sepan lo que hacen y quieran trabajar en equipo. Cree oportunidades para que los miembros del equipo colaboren y se comuniquen. Brinde al equipo visibilidad sobre lo que todos están haciendo. Esto crea responsabilidad y fortalece el compromiso de trabajar juntos. Brinde comentarios constructivos y demuestre que está interesado tanto en su trabajo como miembro de su equipo como en su desarrollo profesional.
6. Comuníquese con la mayor frecuencia posible a través de una conversación cara a cara
Si va a iterar rápidamente, su equipo necesita respuestas inmediatas a sus preguntas o solicitudes. Esto significa facilitar la comunicación bidireccional, y la mejor manera de lograrlo es con conversaciones en persona. Comience facilitando reuniones de equipo en persona al comienzo de cada día laboral para compartir actualizaciones y desafíos. A lo largo del día, cuando la mensajería instantánea o el correo electrónico los ralentice, aliente a los miembros del equipo a que se levanten de sus sillas e interactúen entre sí. Si trabaja con un equipo distribuido, haga todo lo posible para comunicarse con la base a través de voz o video.
7. Un módulo de aprendizaje electrónico en funcionamiento es la principal medida de progreso
No importa cuánto tiempo pase administrando tareas y rastreando cronogramas si su cliente no puede iniciar con éxito su módulo de aprendizaje electrónico. Esté dispuesto a quitarle prioridad al trabajo administrativo para mantener a su equipo enfocado en la meta, un curso de trabajo.
8. Mantenga un ritmo constante, indefinidamente
El trabajo repetitivo genera agotamiento. Lo mismo sucede con demasiadas horas extra. Ambos pueden afectar negativamente la calidad. Trace la línea entre trabajar duro y extender demasiado a su equipo para evitar poner en peligro la calidad del proyecto.
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9. La atención al buen diseño mejora la agilidad
Ya sea que esté diseñando la instrucción o la interacción, desea hacerlo bien desde el principio. Volver a arreglarlo más tarde significa perder el tiempo deshaciendo y rehaciendo el trabajo. Hazlo bien la primera vez, para que puedas concentrarte en mejorarlo. Durante los controles diarios con su equipo, hable sobre cómo puede mejorar el diseño y luego modificarlo y probarlo para que siga evolucionando.
10. La simplicidad es esencial
No tienes tiempo para complejidades innecesarias. Simplifique las cosas y optimice sus procesos. Evite el trabajo pesado limitando las tareas administrativas a aquellas que sirven a su cliente y al módulo de eLearning. Haga esto para que pueda iterar hasta que pueda lograr un módulo de eLearning que funcione, en el menor tiempo posible.
11. La mejor solución de aprendizaje electrónico surge de equipos autoorganizados
Permita que su equipo actúe de manera independiente para que puedan responder rápidamente a los cambios. No pierda el tiempo microgestionándolos o cuestionando sus decisiones. Cuando se registre todos los días, aborde los problemas e identifique las resoluciones. De esta forma, evitas que las pequeñas cosas se conviertan en grandes problemas.
12. Reflexione regularmente sobre cómo ser más efectivo y luego ajústelo en consecuencia
Planifique tiempo para hacer una pausa, reflexionar y modificar la forma en que su equipo opera a lo largo de un proyecto. Deje ir los procesos que lo ralentizan o no agregan valor. Siempre esté aprendiendo y dispuesto a cambiar para que pueda mejorar, no solo para sus clientes o partes interesadas, sino también para su equipo.
Conclusión
La adopción de prácticas de gestión de proyectos de eLearning basadas en los 12 principios ágiles mejorará la forma en que maneja la imprevisibilidad y los requisitos cambiantes en los proyectos de L&D. Adopte Agile como una mentalidad hoy y comience a dar pequeños pasos para mejorar su enfoque. Descargue nuestro recurso de libro electrónico, Reunión de inicio del proyecto: su herramienta más importante para el éxito del proyecto y aproveche información e instrucciones valiosas para comenzar sus proyectos con éxito.