Determinar roles de producción
La preproducción es una etapa tan vital en la creación de un video de capacitación. Aquí es donde se asignan los roles de producción. Averiguar qué roles de producción necesita determina cuántas personas deben participar, lo que en última instancia afecta el presupuesto. Este es un buen indicador para determinar de inmediato si hay algún cambio que deba hacer para mantenerse dentro del presupuesto de su proyecto.
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Comience por establecer su rol o roles personales dentro del proyecto y luego planifique los roles de producción para el resto de su equipo. Por ejemplo, si actúa como productor, debe organizar la producción y actuar como gerente de proyecto. Otros roles de los que también puede ser responsable incluyen guionista o director.
Cuando selecciono a mi equipo de producción durante la preproducción, trato de hacer coincidir el conjunto de habilidades de un individuo con el contenido que se entrega. Por ejemplo, si el contenido es de naturaleza técnica, entonces asigno un guionista que tenga experiencia escribiendo guiones técnicos. Por el contrario, si la estrategia de aprendizaje requiere un alto grado de creatividad, asigno a un guionista que tenga experiencia en la redacción de textos aptos para el marketing.
he creado un guía de referencia rápida de roles de video (QRG) para ayudarlo a asignar roles de producción de videos de capacitación. Identifica 18 tipos de roles que las personas desempeñan durante una producción. La guía proporciona una breve definición de roles, alias y una variedad de tarifas que puede esperar pagar. Tenga en cuenta que algunas personas pueden desempeñar más de un papel. Lo más probable es que no necesite todos estos roles de producción para su video, pero es bueno conocer los recursos que pueden estar disponibles para usted y el presupuesto asociado.
Finalice su presupuesto
Cuando preparo un presupuesto durante la preproducción, observo el tiempo que le toma a cada rol o profesional de producción completar sus tareas. ¿Cómo calculo la cantidad de horas necesarias para que cada rol de producción haga un trabajo efectivo? Primero, pregunto a los miembros de mi equipo de producción. Tienen la experiencia para su función y pueden proporcionar una estimación precisa de las horas revisando el resumen creativo/estrategia de aprendizaje.
Luego, le hago preguntas al equipo de producción para refinar aún más las horas. Algunas preguntas que hago son:
- ¿Cuántas horas llevará escribir el guión?
- ¿Podemos rodar en medio día, un día completo, 3 días o una semana? Cada vez que configura luces y cámaras, toma aproximadamente 45 minutos, por lo tanto, debería poder realizar 6-7 configuraciones en un día de 10 horas.
- ¿Cuánto tiempo llevará editar?
- ¿Qué tipo de talento necesitamos? (p. ej., voz en off, portavoz en cámara, diálogo)
- ¿Cuántos talentos diferentes necesitamos?
- ¿Cuánto tiempo llevará crear un diseño basado en la guía de estilo del cliente y nuestra estrategia creativa?
- ¿Cuánta animación se necesita? ¿Queremos 2D o 3D?
- ¿Será necesario programar el video en una herramienta de creación de aprendizaje electrónico? Si es así, ¿cuánto tiempo tomará eso?
- ¿Necesita el cumplimiento de 508 o WCAG para la accesibilidad?
- ¿Necesita traducir el video de capacitación a otros idiomas?
Por último, asegúrese de agregar tiempo suficiente en cada fase para 2-3 rondas de revisiones.
Una vez que haya determinado las horas, puede ingresar los números en su hoja de tarifas para determinar un presupuesto de video final. Es una buena idea permitirse un presupuesto de contingencia del 10 al 20 % para costos adicionales de materiales. Algunos de estos costos pueden incluir accesorios, elementos del escenario, vestuario y equipo de movimiento estilizado adicional como un brazo de foque, Steadicam, plataforma rodante o dron.
Celebrar una reunión de lanzamiento
La reunión inicial es el lanzamiento de su proyecto donde los actores clave se reúnen virtualmente o en persona durante la preproducción para discutir las expectativas, la logística y la dirección del video de capacitación. Los jugadores clave incluyen su equipo de producción, las partes interesadas y los expertos en la materia (SME). Si durante la preproducción contrata a un proveedor externo para una función de producción, también debe estar presente en la reunión.
Los siguientes son puntos de discusión clave para incluir en la agenda de su reunión de lanzamiento:
- Revise el resumen creativo/estrategia de aprendizaje para asegurarse de que nada haya cambiado
- Discuta la línea de tiempo del proyecto (fechas de vencimiento, tareas, roles)
- Considere el contenido del guión (narrado, animación, acción en vivo)
- Determinar las necesidades de talento (profesional o interno)
- Identificar quién participará en las revisiones y aprobaciones
- Seleccionar ubicaciones de grabación de video
- Determine el estilo de diseño identificando un recurso en marketing para la guía de estilo o las pautas de la marca. El “look and feel” debe estar alineado con las pautas de la marca corporativa.
- Establezca un plan de comunicación: se recomiendan reuniones virtuales semanales para mantenerse al día con el mensaje, el presupuesto y el cronograma.
Crear una línea de tiempo del proyecto
Durante su reunión inicial, debe establecer varias fechas que definan el cronograma de su proyecto. Comience con su fecha límite y trabaje hacia atrás. Durante los ciclos de revisión, deje tiempo para acomodar los horarios de los miembros del equipo, la cantidad de miembros del equipo y el volumen de contenido en el video de capacitación. Una mejor práctica para los ciclos de revisión debe incluir un día para que un par proporcione una revisión de control de calidad y de 3 a 5 días adicionales para que todas las partes interesadas y las PYME proporcionen sus aportes.
Aquí hay un plantilla de línea de tiempo del proyecto para ayudarte a empezar.
Todavía queda un largo camino por recorrer para completar la preproducción
La fase de preproducción está lejos de terminar. Todavía hay muchos aspectos que deben cubrirse, como la creación de guiones, los diálogos, la dirección y más. Si está interesado en estos, así como en todo el proceso de creación de un video de aprendizaje electrónico, descargue el libro electrónico La guía para principiantes para hacer un video de capacitación y prepárese para un viaje increíble.
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