Capacitar a sus empleados para trabajar de forma remota
Puede ser una sorpresa para muchos líderes de equipos virtuales, pero es posible que sus empleados estrella en el “mundo real” sufran enormes pérdidas de eficiencia y productividad en el mundo del trabajo en línea. Eso se debe a que no están acostumbrados a trabajar de forma remota y también a que trabajar en línea tiene un conjunto único de distracciones, que no saben cómo reconocer y solucionar fácilmente.
En este artículo, exploraremos las 7 formas principales de maximizar la eficiencia y la productividad de la fuerza laboral remota.
1. Tutorial de capacitación remota paso a paso
Para que esta capacitación sea un éxito, es importante brindarles a los empleados un recorrido completo de lo que deben esperar de la capacitación. Lanzar iniciativas de capacitación “en frío” podría dejar a algunos empleados, especialmente a los nuevos en el trabajo remoto, luchando por mantenerse al día.
Cosas para considerar:
- Decida su modo de entrega: síncrono o asíncrono, dirigido por un instructor o combinado
- Crear una lista detallada de objetivos de capacitación
- Resalte sus expectativas (asistencia mínima obligatoria, presentaciones regulares de tareas, participación total en las deliberaciones grupales, etc.)
- Envíe los puntos destacados/descripción general del curso varias semanas antes del inicio
- Asegúrese de que todos los participantes tengan credenciales y perfiles de inicio de sesión funcionales varios días antes de la fecha planificada del recorrido.
- No se lance al “modo tutorial” de inmediato: tenga una ronda de “rompehielos virtuales” para presentar al equipo y aligerar el estado de ánimo antes de comenzar.
2. Asignar un mentor a los nuevos empleados remotos
Los empleados que nunca antes han trabajado en línea pueden encontrar un cambio de paradigma al que adaptarse. Por lo tanto, para que la capacitación de los empleados remotos sea un éxito, es útil que cada nuevo empleado remoto tenga un miembro de la empresa que los guíe o asesore durante el proceso de trabajo remoto.
Cosas para considerar:
- Identificar formalmente (nombre, título/función, información de contacto, etc.) la(s) persona(s) que servirán como mentores
- Establecer reglas/límites de tutoría (cuándo contactar, cómo [email, text, voice chat, video calls]frecuencia de contacto)
- Establecer los roles, responsabilidades y deberes que definen claramente la relación mentor/aprendiz
3. Programe visitas frecuentes
Haga esto a nivel de equipo, así como para cada trabajador individual, y evalúe cómo les está yendo tanto a nivel profesional como personal. El desafío más singular de toda actividad virtual, incluida la capacitación del personal para trabajar en línea, es el aislamiento social. Los registros ayudan a los trabajadores remotos a tener un sentido de comunidad. Si se ignora a esos trabajadores durante demasiado tiempo, podría afectar potencialmente la salud y el bienestar de los empleados y ser un lastre para la productividad.
Cosas para considerar:
- Mantenga controles frecuentes de “mantenerse en contacto” con su equipo virtual
- Además de las actualizaciones profesionales, asegúrese de evaluar también su bienestar personal.
- Cuando los controles se convierten en sesiones de trabajo completas, a veces es más productivo pedirles a miembros específicos del equipo que se reagrupen en sesiones de trabajo.
- Es posible que algunos trabajadores remotos no se sientan cómodos exponiendo sus “lados personales” a todos en una reunión virtual, así que tenga en cuenta eso.
- Deje la puerta abierta para que los empleados individuales soliciten un contacto más frecuente o que se comuniquen con usted en entornos privados uno a uno para discutir problemas individuales, ya sean personales o profesionales.
4. Supervisar la participación y el rendimiento de los alumnos
Como gerente de equipo remoto que entrena a su equipo para trabajar en línea, no tendrá el mismo nivel de visibilidad sobre su personal que tendría si estuviera en una oficina física. Por lo tanto, es fácil ignorar a los alumnos durante largos períodos de tiempo, lo que provoca la desconexión del alumno y un rendimiento deficiente.
Cosas para considerar:
- El compromiso y el rendimiento van juntos. Para asegurarse de que su capacitación laboral en línea logre ambos objetivos, asegúrese de que los participantes “entiendan el programa” (es decir, entiendan sus metas y objetivos) y “sigan con el programa” (es decir, cumplan con sus roles y responsabilidades como estudiantes remotos).
- No seas un entrenador pasivo. Preste atención a lo que hacen sus alumnos en línea, lo que dicen y cómo se articulan, interactúan con usted y se comunican con otros miembros del equipo.
- Es importante que los capacitadores entiendan que no todos los trabajadores remotos son iguales. Algunos pueden no aceptar la interacción remota; otros pueden no ser buenos en autogestión y regulación. Detecte esas tendencias y ofrezca consejos/estrategias para abordar esas deficiencias.
5. Gestión del tiempo cuando se trabaja desde casa
Si bien puede capacitar al personal para desempeñar las mismas funciones, aunque en línea, que de otro modo desempeñarían si estuvieran en la oficina, el tiempo que lleva realizar ese trabajo puede diferir considerablemente. Algunas tareas pueden requerir más tiempo porque el personal no sabe cómo trabajar con equipos remotos. Otras tareas pueden retrasarse porque las personas que las realizan no tienen las habilidades adecuadas de administración del tiempo o carecen de destreza con las herramientas en línea.
Cosas para considerar:
- Asegúrese de que sepan cómo usar las herramientas (aplicaciones, software, sistemas, equipos) del oficio
- Capacitar a los empleados para priorizar el trabajo
- Enséñeles cómo realizar un seguimiento de los proyectos, especialmente si el equipo remoto trabaja en varias tareas al mismo tiempo.
- Ayúdalos a perfeccionar sus habilidades multitarea
- Anímelos a delegar algunas tareas a otros colegas que puedan estar mejor capacitados, capacitados o capacitados para realizarlas.
- Como parte de su capacitación, incluya consejos y técnicas para mantenerse enfocado y evitar las distracciones cuando trabaje de forma remota.
6. Consejos de productividad: cómo encontrar su mentalidad productiva
Trabajar dentro de espacios de trabajo formales (es decir, “en la oficina”) brinda a los empleados una serie de vías para mantenerlos enfocados y productivos. Estos incluyen comunicarse con colegas cercanos con desafíos similares o usar “descansos comunes” (como en una cafetería o área de almuerzo) para conectarse con compañeros de trabajo.
Desafortunadamente, trabajar en línea no brinda tales oportunidades. La capacitación de trabajadores remotos debe ofrecer a los empleados consejos y técnicas sobre cómo establecer un estado de ánimo que conduzca a una productividad óptima.
Cosas para considerar:
- Rituales de inicio del día: meditación y planificación y priorización de la jornada laboral
- Durante el día: administrar su bandeja de entrada; atender llamadas y convocatorias de reuniones, incluidas las no programadas; estrategias de tiempo fuera para aliviar el estrés, como descansos regulares para estirarse o ejercicios en el escritorio
- Rituales al final del día: revisar las listas de tareas pendientes; revisar las tareas/prioridades del día siguiente
- Consejos generales de productividad: preparación antes de las reuniones/sesiones de trabajo; ocuparse de asuntos personales si es necesario; crear un “tiempo de tranquilidad” para concentrarse en los elementos de su lista de tareas
7. Retratar la presencia ejecutiva durante las interacciones de video
El trabajo en línea requiere predominantemente llamadas de videoconferencia u otras interacciones grupales remotas (o 1 a 1) basadas en cámaras. Al igual que las reuniones en persona, el éxito en estos intercambios requiere estrategias de las que carecen la mayoría de los empleados que nunca antes han trabajado de forma remota.
Por lo tanto, su paquete de capacitación para el trabajo remoto debe incluir aspectos de la presencia ejecutiva en línea y otras facetas del trabajo cooperativo en entornos grupales durante las sesiones de videoconferencia.
Cosas para considerar:
- Tener antecedentes profesionales para videollamadas
- Mantenga un código de vestimenta profesional y no sea demasiado casual en su apariencia personal.
- Verifique el ángulo de la cámara, la calidad de la voz y la iluminación antes de cada interacción de video
- Sea preciso/conciso durante las llamadas
- Etiqueta en torno a las interrupciones o “llamar” a los demás participantes; silenciar el teléfono cuando no se habla; no realizar múltiples tareas cuando los colegas están presentando; recibir llamadas y tratar con participantes ingobernables
- Transmitir sus sentimientos con cortesía, de la manera más objetiva posible ante la cámara, a través de señales faciales u otro lenguaje corporal (encogimiento de hombros, gestos con las manos, ceño fruncido y movimientos de cejas)
Trabajar en línea está muy lejos de trabajar en una oficina, con colegas y compañeros de trabajo siempre disponibles cerca para ayudarlo, si es necesario. Sin embargo, la buena noticia es que estos desafíos no son insuperables. Hay muchas maneras de lidiar con ellos. en mi nuevo Cómo capacitar a sus empleados remotos: los mejores consejos, secretos y mejores prácticas para una capacitación efectiva de la fuerza laboral remota guía, brindo recomendaciones extensas, mejores prácticas y casos de uso para respaldar su enfoque único para capacitar a su equipo para trabajar en línea. Además, hay enlaces a recursos de aprendizaje adicionales que puede aprovechar, herramientas de trabajo remoto que puede adoptar e ideas que puede “tomar prestadas” y personalizar para capacitar de manera efectiva a su fuerza laboral.