El mejor software de reuniones virtuales solía ser el material de las películas de ciencia-ficción. Como la vez que despidieron a Marty McFly o que George Jetson se reportó con su jefe. Hoy en día, es una parte esencial de las operaciones comerciales. Desde reuniones con clientes hasta la organización de eventos o empleados de VILT. Pero el aumento de la popularidad tiene un inconveniente: la fatiga de las decisiones. Hay tantas plataformas para elegir que el proceso de selección puede ser largo y arduo. Sin embargo, las características son una gran manera de reducir las opciones y obtener la mejor relación calidad-precio, ya que puede centrarse en herramientas que se alinean con su caso de uso y los requisitos de negocio. Por lo tanto, agregue estas 9 características cruciales del software para reuniones virtuales a su lista de compras.
9 Activos de una plataforma de reunión virtual
1. Móvil Accesible
Los empleados modernos necesitan acceder a plataformas de reuniones virtuales sobre la marcha. Por lo tanto, su nueva herramienta debe ser amigable con los móviles. Los asistentes pueden llamar en cualquier momento y en cualquier lugar utilizando el dispositivo que prefieran. También deben poder silenciar la línea y personalizar la configuración de la pantalla de vídeo. Por ejemplo, ajustar la disposición de la pantalla para que muestre automáticamente a la persona que está hablando. Presta mucha atención a las especificaciones técnicas para encontrar la mejor herramienta de conferencia virtual para tu equipo.
2. Vídeo HD
Nadie quiere ver a sus compañeros pixelados. Por lo tanto, busca el mejor software para reuniones virtuales que ofrezca video de calidad HD. Tengan en cuenta que a veces la conexión a Internet es la culpable. Por ejemplo, el asistente está usando un punto de acceso WiFi poco fiable que causa retraso o una imagen borrosa. Por otro lado, puede proporcionar a los participantes algunas pautas para la reunión virtual, como recomendaciones sobre el ancho de banda y el hardware.
3. Grabación incorporada
No quieres que nadie se pierda los beneficios. Como tal, la grabación incorporada debería estar en la parte superior de la lista de sus características más importantes. Puedes grabar la sesión para verla más tarde o incluso subirla a tu biblioteca de entrenamiento en línea. Sólo asegúrate de que también capte la sección de comentarios. Si no, es posible que tenga que leerlos en voz alta si se relacionan con su discusión. Por ejemplo, alguien hace una pregunta pertinente durante la reunión y usted desea profundizar en el tema.
4. Compartir pantalla
Compartir la pantalla es particularmente importante para las tareas visuales. Por ejemplo, es necesario mostrar a los asistentes cómo utilizar el software de punto de venta o solucionar un problema común de TI. Sin embargo, también puede utilizar las funciones del software de conferencia virtual de pantalla compartida para hacer referencia a su repositorio de formación en línea. Tal vez necesite promocionar el último tutorial de formación online JIT o el escenario de ramificación para que los empleados sepan dónde encontrar más información.
5. Soporte avanzado de programación y calendario
Debes ser capaz de planear con antelación. Los empleados, los socios externos y los clientes son personas muy ocupadas. Necesitan añadir la reunión virtual a su agenda para no olvidar o duplicar el libro. Por lo tanto, necesita una herramienta de reunión virtual que cuente con una programación avanzada y soporte de calendario. Puedes crear eventos y añadirlos al calendario de tu comunidad. Asimismo, el sistema añade automáticamente reuniones virtuales a los calendarios de los empleados cuando estos confirman su asistencia. De esta manera, nunca se perderán una evaluación de rendimiento o una sesión de lluvia de ideas en equipo.
6. Audioconferencia
Los participantes tal vez deseen establecer eventos de audioconferencia que permitan una mayor privacidad. Por ejemplo, no quieren preocuparse por despojarse de sus antecedentes o de quitarse las gafas de sol. Por lo tanto, el apoyo de la audioconferencia es otra característica esencial que hay que buscar. Los empleados pueden llamar desde su dispositivo móvil u ordenador gracias al soporte de VoIP.
7. Interfaz del software de conferencia virtual de fácil uso
No todo el mundo está acostumbrado al software de reuniones virtuales. Es verdad, la mayoría de nosotros lo usamos cada semana, si no todos los días, para mantenernos en contacto, especialmente durante la crisis de COVID. Sin embargo, todavía necesitas una plataforma fácil de usar que sea intuitiva. La interfaz debería implicar una baja curva de aprendizaje. Por ejemplo, todos los ajustes y características de personalización están en la parte inferior de la pantalla. Los usuarios pueden ajustar los controles en cualquier momento para optimizar la experiencia.
8. Correos electrónicos y recordatorios
Incluso si los eventos se añaden automáticamente a sus calendarios personales, algunos empleados pueden olvidarse de la siguiente reunión virtual. Ahí es donde los recordatorios por correo electrónico entran en escena. El software permite invitar a un grupo selecto de usuarios y enviar una invitación electrónica, y luego un correo electrónico de seguimiento justo antes del evento, como la mañana del. Estos recordatorios también incluyen instrucciones sobre cómo unirse a la reunión, así como los códigos PIN que necesitan los empleados.
9. 9. Soporte de proveedores de software para conferencias virtuales
Muchas organizaciones pasan por alto esta característica porque no prevén ningún problema, al menos, no aquellos que su equipo técnico no pueda manejar. Pero siempre es prudente optar por más soporte de proveedores, por si acaso. Esto puede ser en forma de preguntas frecuentes en línea, chats en vivo o una vasta base de conocimientos que incluye tutoriales de capacitación y demostraciones en línea. También debería haber una comunidad de usuarios o una página de medios sociales para la rápida resolución de problemas. Por ejemplo, no se puede agregar un nuevo usuario, o la herramienta de reunión virtual sigue desconectando al anfitrión. Por lo tanto, busque en los hilos o archivos de mensajes para resolver el problema por su cuenta. El soporte de proveedores permite que su equipo de TI se centre en otras tareas en lugar de tener que preocuparse por los fallos del software de reuniones virtuales y los errores de inicio de sesión.
Conclusión
Por encima de todo, el principal software de reuniones virtuales está respaldado por proveedores que se preocupan por el CX y el soporte continuo. Se mantienen un paso por delante de las tendencias tecnológicas para asegurarse de que su producto está a la vanguardia. Esto también le ayuda a maximizar el retorno de la inversión y la funcionalidad del software. Un gran lugar para calificar a los proveedores es un exclusivo directorio en línea. Incluye las principales plataformas de reuniones virtuales de su sector y casos de uso. Puede leer las reseñas en línea para ver lo que los usuarios tienen que decir sobre la usabilidad y la utilidad.
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