Planifique un evento virtual con software de conferencias web
Te has preparado durante meses. El sitio está reservado, los arreglos de viaje están hechos y todos los materiales impresos están recién salidos de la imprenta. Entonces ocurre el desastre. Puede ser un brote global, un desastre natural o un incidente localizado que descarrile sus planes. Pero no notifique a los asistentes de la cancelación todavía. Hay una manera de llevar su capacitación en línea y organizar su evento de L&D a escala global. De hecho, incluso puede ampliar su lista de invitados y agregar más expertos de la industria a la alineación porque no hay limitaciones geográficas. No más tarifas de viaje, alquileres de sitios o costos de impresión de los que preocuparse. Aquí hay 8 consejos de expertos para elegir y usar el mejor software de conferencias web para su próximo evento virtual.
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1. Use un directorio en línea para reducir las opciones
Un directorio en línea presenta las principales herramientas de conferencias web para su industria. Esto le permite reducir las opciones en función de su caso de uso y presupuesto. Debe aclarar sus objetivos de capacitación en línea, los resultados deseados y el rango de precios de antemano. ¿Cuánto puede gastar de manera realista en la herramienta de videoconferencia? ¿Qué vacíos debe llenar para mejorar el ROI de la capacitación en línea? El directorio en línea también debe ser imparcial. Sin reseñas pagadas ni afirmaciones exageradas.
2. Compile una lista de características esenciales
Otra consideración clave son las características del software de conferencias web. Algunas de las funciones más populares son la pizarra, la mensajería instantánea y las herramientas de grabación. Estos le permiten organizar sesiones de capacitación en línea más interactivas y maximizar los beneficios para aquellos que no pueden asistir al evento en vivo. Compile una lista imprescindible para obtener la mejor relación calidad-precio. ¿Necesita una herramienta de conferencia web con llamadas de escritorio a escritorio o audio bidireccional? ¿La transmisión de video y el uso compartido de pantalla están en la parte superior de su lista de compras?
3. Solo considere herramientas de conferencia web con soporte de aprendizaje social
Los eventos L&D exitosos tienen una cosa en común: la participación de la audiencia. Necesita un software de conferencia web que facilite el diálogo de dos días. Los asistentes deben poder interactuar con compañeros, instructores en línea y presentadores para aprovechar al máximo la experiencia de aprendizaje electrónico. Las características clave de aprendizaje social que debe buscar son los foros de discusión integrados, la mensajería instantánea y las salas de reuniones. Los participantes también pueden usar estas características para llenar los vacíos de conocimiento de inmediato gracias al apoyo/retroalimentación de los compañeros.
4. La accesibilidad móvil es imprescindible
Tenga en cuenta que la mayoría de los asistentes utilizan dispositivos móviles para iniciar sesión en la plataforma de conferencias web. Por lo tanto, su nuevo software de conferencias web debe ser accesible en cualquier momento y en cualquier lugar. También debe desarrollar presentaciones desde una perspectiva compatible con múltiples plataformas. Por ejemplo, omita pequeños bloques de texto o imágenes que son difíciles de ver en la pantalla pequeña y brinde a los usuarios la oportunidad de activar los subtítulos si tienen necesidades de capacitación especiales o si los auriculares no son una opción. Es posible que no tenga tiempo para cargar todo el guión del evento palabra por palabra. Sin embargo, puede resumir los puntos clave en listas con viñetas para que todos obtengan el mismo beneficio.
5. Personalice la plataforma para reflejar su identidad de marca
Una vez que haya elegido la mejor herramienta de conferencia web para su evento de L&D, explore las opciones de personalización para agregar un toque personal. Debería poder incorporar su logotipo, combinación de colores y otros elementos de marca. El evento debe sentirse como una extensión de su programa de capacitación en línea para que los asistentes sepan qué esperar. Esto también muestra que le ha dado al seminario web su sello de aprobación. Cada aspecto de la plataforma debe estar en línea con su mensaje y tono general.
6. Envíe Evites y recordatorios automáticos para aumentar la asistencia
Por lo general, no hay tanta planificación involucrada para los asistentes cuando organiza eventos en línea, a diferencia de los talleres o seminarios en el sitio que requieren vuelos, reservas de hotel, etc. Esto significa que sus participantes virtuales pueden olvidarse del próximo evento. Los horarios de trabajo ocupados y la vida personal se interponen en el camino. Sin embargo, puede configurar recordatorios automáticos para ayudarlos a recordar. Los Evites también son ideales para los asistentes que se han inscrito en eventos relacionados. Por ejemplo, las personas que se hayan registrado para su seminario web sobre habilidades de ventas podrían beneficiarse del conocimiento de nuevos productos o del taller de cumplimiento de COI.
7. Grabe y edite el evento para ampliar el alcance de la audiencia
Existen numerosas razones para grabar un evento en vivo. En primer lugar, es una valiosa herramienta de referencia para los asistentes que necesitan refrescar la memoria. Pueden volver al video cuando sea necesario para repasar los temas o aclarar partes confusas. Suceden muchas cosas durante estas sesiones en vivo, desde chats entre compañeros y presentaciones de diapositivas hasta preguntas y respuestas. Es fácil perderse en el momento y perderse una idea o concepto clave. También puede agregar la sesión grabada a su biblioteca de capacitación en línea y ampliar el alcance de la audiencia. Las personas que se perdieron el evento original aún pueden obtener todas las ideas y sugerencias de la presentación. Otra ventaja es reutilizar el metraje sin procesar para otros objetivos de capacitación en línea, por ejemplo, editarlo en clips de 5 minutos que son perfectos para su repositorio de microaprendizaje.
8. Seguimiento y recopilación de comentarios sobre eLearning
¿La herramienta de conferencias web incluye análisis en tiempo real? ¿Se puede realizar un seguimiento de la asistencia y el compromiso? Debe poder evaluar las estadísticas de eventos y administrar usuarios para perfeccionar continuamente su estrategia de alojamiento. También es fundamental proporcionar herramientas de seguimiento para el refuerzo del conocimiento. Por ejemplo, una lista de recursos de capacitación en línea que se centren en habilidades o temas de capacitación relevantes. Finalmente, recopile los comentarios de eLearning de los asistentes para medir la experiencia general de eLearning. Realice encuestas/sondeos en las redes sociales o envíe correos electrónicos personalizados para detectar áreas de mejora.
Las emergencias inesperadas son a menudo un catalizador para que las empresas muevan sus eventos en línea y finalmente se suman a la tendencia de la tecnología de aprendizaje y vean a dónde conduce. Luego tienen tanto éxito que los anfitriones deciden hacerlo permanente y confían en su herramienta de conferencia web para futuros talleres y seminarios web. Después de todo, reduce los costos y mejora la participación de los asistentes. Incluso puede grabar el evento y subirlo a su catálogo de capacitación en línea para obtener ingresos adicionales.
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