Una mejor manera de capacitar a los trabajadores remotos
Amy está teniendo una mala tarde. Está intentando reasignar una tarea en Microsoft Planner a otro miembro de su equipo de marketing, pero no sabe cómo hacerlo. Si no estuviera trabajando de forma remota, simplemente le preguntaría a un compañero de trabajo en el escritorio de al lado, pero la mayor parte de su equipo está en una reunión virtual.
La experiencia de Amy les sucede a los trabajadores remotos millones de veces todos los días, y se pierden innumerables horas de productividad porque no pueden resolver problemas menores. De hecho, un encuesta global de trabajadores remotos durante la pandemia de coronavirus reveló que la productividad cayó entre un 20% y un 70% entre los trabajadores remotos debido a la falta de habilidades tecnológicas.
La solución obvia aquí es proporcionar a los trabajadores remotos más capacitación tecnológica. Sin embargo, una encuesta [1] publicado en agosto encontró que casi la mitad de los trabajadores estadounidenses no han recibido ninguna capacitación remota desde que comenzó la pandemia, y un tercio de los que sí la encontraron ineficaz.
¿Por qué la capacitación en tecnología es tan dolorosa para los trabajadores remotos?
5 problemas con la capacitación en tecnología remota
Los trabajadores remotos dependen casi por completo de TI para realizar el trabajo, lo que significa que también necesitan una buena capacitación tecnológica. Desafortunadamente, la mayoría de las instrucciones los decepcionan. A menudo escucho de empresas que están luchando con la capacitación en tecnología remota. Aquí hay 5 de los problemas más comunes de los que me hablan:
1. Demasiadas aplicaciones
¿Sabías que la empresa promedio utiliza 129 programas de software [2]y el usuario medio trabaja con alrededor de 10 aplicaciones? El auge de las aplicaciones comerciales es generalmente beneficioso. Sin embargo, cuando se trata de entrenar, puede ser un verdadero dolor de cabeza. Es casi imposible que los departamentos de formación internos produzcan guías para todas estas aplicaciones. Incluso si pudieran, tales sesiones de capacitación solo podrían ofrecer orientación de “alto nivel”, en lugar de consejos más específicos y soluciones de problemas que son útiles para los usuarios finales.
2. La capacitación en tecnología sucede fuera de contexto
Un problema que siempre ha enfrentado la capacitación en tecnología es que la instrucción ocurre fuera de contexto. Los empleados se inscribirán en un seminario web en el que se les darán ejemplos de cómo usar una aplicación. Sin embargo, es posible que no vuelvan a usar la aplicación en sus tareas diarias durante varios días y, por lo tanto, olviden gran parte de lo que aprendieron.
La capacitación es mucho más efectiva cuando se puede poner en práctica de inmediato, pero el enfoque del seminario web simplemente no refleja esta realidad.
3. La capacitación técnica remota es demasiado genérica
Los empleados a menudo se quejan de que la capacitación en tecnología no se ajusta a sus necesidades. Por supuesto, no se puede esperar que los instructores ofrezcan instrucción personalizada a cada asistente, pero la naturaleza de la tecnología significa que el aprendizaje personalizado suele ser el más efectivo.
Por ejemplo, su empresa podría realizar una sesión de capacitación sobre cómo usar Microsoft Planner. Los empleados de los equipos de ventas, marketing y operaciones serán invitados y verán algunos ejemplos de cómo configurar un proyecto. El problema es que cada uno de estos equipos gestiona los proyectos de formas totalmente diferentes, por lo que la formación solo responde parcialmente a sus preguntas.
4. La práctica hace la perfección
Es bien sabido que la repetición [3] es fundamental para el aprendizaje. Desafortunadamente, la capacitación en tecnología remota no es compatible con esto. Mostrar a los empleados cómo hacer ciertas tareas en una aplicación casi nunca es suficiente. Deben mostrarse varias veces, en contexto, antes de que el proceso realmente se “hunda”.
5. Los seminarios web largos son inapropiados
Para entrenamiento con herramientas y tareas específicas, muchas compañías opte por sesiones de seminarios web en las que un instructor guíe a los compañeros de trabajo sobre cómo usar una aplicación. Esto podría funcionar en una sesión de capacitación en persona en sus oficinas corporativas, pero es menos efectivo para equipos remotos.
Todos sabemos lo difícil que es concentrarse cuando se trabaja desde casa, ya sean niños corriendo o interrupciones de un repartidor. En muchos casos, un seminario web de capacitación de dos horas será demasiado difícil para concentrarse.
Por qué necesitamos más microaprendizaje contextual
No hay duda de que alguna capacitación basada en seminarios web es útil para los trabajadores remotos. Dicho esto, las debilidades identificadas anteriormente sugieren que se necesita un enfoque alternativo.
Microaprendizaje contextual es un nuevo enfoque innovador para la capacitación en tecnología que es mucho más efectivo que largas sesiones llenas de ejemplos genéricos. El microaprendizaje contextual implica la creación de videos de capacitación breves y relevantes y guías paso a paso directamente dentro de una aplicación, donde el usuario más necesita esa orientación. En lugar de buscar en línea o pedir ayuda a un colega, el microaprendizaje contextual ofrece la capacitación en el momento exacto en que se requiere.
Volvamos a nuestro ejemplo de Amy, la comercializadora que lucha por reasignar una tarea en Microsoft Planner. Si su empresa ofreciera microaprendizaje contextual, sus problemas se resolverían en unos instantes. Hace clic en una pestaña de aprendizaje dentro de Planner y se le presentan varios videos y artículos de capacitación que se relacionan con la página específica en la que se encuentra. Efectivamente, hay una guía rápida que muestra cómo reasignar una tarea, y ella puede continuar con su día.
El microaprendizaje contextual le ofrece a Amy muchos beneficios:
- Después de un par de repeticiones, recordará cómo hacer esto en el futuro.
- Le ahorra mucho tiempo y aumenta la productividad de la empresa.
- Amy se siente empoderada, ya no se siente bloqueada por la tecnología.
Capacitación remota más efectiva para usuarios finales
Con más empleados trabajando de forma remota que nunca, las empresas necesitan capacitación tecnológica confiable y efectiva. De lo contrario, enfrentan serios problemas de productividad y altas tasas de insatisfacción de los empleados.
Y aquí es donde el microaprendizaje contextual puede ayudar. Proporcione herramientas de microaprendizaje que se adapten sin esfuerzo a los flujos de trabajo de su equipo. Lleve el aprendizaje a ellos en lugar de esperar que vayan a los módulos de aprendizaje. Brindar contenido excelente en el contexto de su entorno, en el flujo de su trabajo y en el momento en que lo necesitan es la forma más efectiva de garantizar que sus empleados tengan la información que necesitan a mano para poder completar sus tareas.
Referencias:
[1] Casi la mitad de las personas en los EE. UU. no han participado en capacitación remota a pesar de que la mayoría de las empresas exigen el trabajo remoto desde marzo de 2020 [2] Los empleados están accediendo a más y más aplicaciones comerciales, encuentra un estudio [3] REPETICIÓN Y APRENDIZAJE