Consejos de gestión de proyectos para equipos de eLearning dispersos geográficamente
Cuando se trabaja con equipos de eLearning, o con cualquier equipo, el trabajo en equipo y la colaboración son esenciales para el éxito. Si bien la colaboración ciertamente no es algo que saque de los estantes de Walmart cada vez que surja la necesidad, existen formas comprobadas de facilitar la colaboración para los equipos, especialmente aquellos con miembros domiciliados en varios lugares del mundo.
Es lo obvio lo que normalmente se pasa por alto y, a veces, demasiado de la mentalidad de “comenzar con el fin en mente” hace que las personas clave olviden que un entorno propicio para la colaboración es tan importante para que sus equipos se entusiasmen con la creación de productos de aprendizaje digital de clase mundial. .
Aquí hay 5 consejos de gestión de proyectos a tener en cuenta al fomentar la colaboración y aumentar la productividad general dentro de los equipos de eLearning:
1. Centraliza tareas, debates y documentos
Una plataforma única para todas las discusiones, tareas y documentos relevantes es imperativa, ya que la creación de productos de aprendizaje digital involucra a múltiples partes, a menudo ubicadas de forma remota, como expertos en la materia, diseñadores, aprobadores de contenido, etc. Mantener un repositorio central para acceder a toda la información relevante que necesitan para llevar a cabo sus tareas garantiza un flujo de procesos fluido.
El proceso de desarrollo de cursos en línea normalmente requiere varios roles clave, que también pueden ser desempeñados por unas pocas personas talentosas, según la composición de su equipo:
- Gerente de proyecto
- Diseñador instruccional
- Editor
- Artista grafico
- Director creativo
- Desarrollador técnico/especialista en herramientas de creación
- Talento de voz en off
- especialista en multimedios
- Ensayador
- Especialista en aseguramiento de la calidad
La claridad de la tarea y las dependencias vinculadas a cada tarea son otros dos puntos importantes. La capacidad de acceder a un gráfico que detalla cada tarea, completo con descripción, actualizaciones, plazos, archivos y archivos adjuntos, garantiza que todos estén en el camino correcto. La ambigüedad de las tareas genera caos, plazos incumplidos, trabajo duplicado y, lo peor de todo, baja moral del equipo.
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2. Garantizar la transparencia del proceso y traspasos de tareas claramente definidos
Definir prioridades y la secuencia correcta de actividades son los primeros pasos que deben trazarse cuando se trabaja con equipos de eLearning. El siguiente paso es la ejecución del flujo de trabajo diseñado, asegurándose de que el proceso no se interrumpa en los puntos en los que se han completado algunas tareas pero requieren la acción de otros miembros del equipo, como la aprobación o una discusión adicional.
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3. Usa herramientas de colaboración
Las herramientas de colaboración basadas en la nube requieren una conexión sólida a Internet para funcionar correctamente, que está cada vez más disponible en todo el mundo y, en las condiciones adecuadas, facilita la colaboración efectiva dentro del equipo y con personal externo (por ejemplo, equipos multimedia de terceros para crear videos interactivos). o simuladores).
La clave aquí es el espacio de trabajo unificado para todas las partes interesadas y miembros del equipo donde pueden trabajar juntos en elementos compartidos, o hacer que nuevas personas se unan a las discusiones sin la necesidad de leer correos electrónicos no relacionados.
El control de versiones y la gestión de documentos también son igualmente importantes. Con la herramienta de colaboración adecuada, su equipo siempre trabaja en la última versión del documento, independientemente de si el archivo fue actualizado por Joe anoche o por Lindsey temprano esta mañana, y no se pierden copias ni fuentes de datos en el sistema ni en los hilos de correo electrónico.
4. Habilite la movilidad para impulsar la eficiencia
Ahora hay más dispositivos móviles en el planeta que humanos, lo que destaca la creciente dependencia de las personas de sus teléfonos y dispositivos móviles para hacer más cosas, ya sean personales o relacionadas con el trabajo.
Para los equipos de desarrollo de cursos de eLearning, el acceso al trabajo sobre la marcha es beneficioso de varias maneras:
- Las notificaciones automáticas enviadas a los teléfonos inteligentes mantienen a los miembros del equipo al tanto de los plazos e informados sobre actualizaciones y aprobaciones importantes.
- Las aprobaciones urgentes del flujo de trabajo pueden ser realizadas por diseñadores instructivos u otros aprobadores designados, incluso durante los viajes al trabajo o un viaje al enfriador de agua, ahorrando tiempo y asegurando que el flujo del proceso no se interrumpa innecesariamente, más aún si varias otras tareas se dejan de lado sin el aprobación.
5. Renovar los procesos de flujo de trabajo donde sea necesario
Como suele ser el caso, una vez que se configura el proceso de desarrollo del curso en línea y el equipo comienza a trabajar, inmediatamente se hacen evidentes las lagunas y las cosas buenas. O con el tiempo y numerosas iteraciones, se da cuenta de que se deben realizar cambios en el flujo de trabajo existente.
La optimización continua de los procesos es vital para mejorar en gran medida la eficiencia, especialmente en áreas como la gestión de recursos, la programación, la delegación de tareas, etc.
Conclusión
Como administrador o propietario del equipo de eLearning, es su trabajo proporcionar a su equipo las herramientas y el entorno necesarios para trabajar en colaboración. Esto permite que los miembros individuales del equipo aprovechen sus habilidades y se concentren en lo que hacen mejor, sin preocuparse por los aspectos mundanos pero importantes como la documentación, el control de versiones y las notificaciones.