6 consejos para una gestión de proyectos exitosa
“La gestión es, ante todo, una práctica donde se encuentran el arte, la ciencia y la artesanía”. –Henry Mintzberg
La gestión de proyectos tiene que ver con la utilización óptima de los recursos disponibles (es decir, hombres, dinero y materiales) para entregar el producto final que cumpla con las expectativas de los clientes mientras se mantiene dentro del presupuesto asignado y las limitaciones de tiempo. Parece bastante fácil y sencillo, ¿no? ¡Pero esa no es la forma en que funciona! Administrar un proyecto de principio a fin puede ser un proceso complicado que plantea desafíos complejos y abrumadores para los gerentes de proyecto.
Muchos los proyectos fallan debido a los obstáculos que no se pueden resolver a tiempo. Un gerente de proyecto exitoso es aquel que puede ejecutar con éxito el plan del proyecto a medida que avanza a través de varias etapas hasta que se entrega el producto final. Al igual que cualquier otra industria, los administradores de TI deben ser dinámicos y adaptarse constantemente a las prácticas de administración más recientes para mantenerse a la vanguardia de la competencia, o incluso permanecer en una.
Hay varios factores a considerar y muchos desafíos que superar. Mi experiencia como director de marketing de ProofHub me ha permitido difundir algunos trucos y consejos probados para ayudarlo a llevar a cabo su proyecto exactamente como lo planeó. Siga leyendo para obtener más información al respecto.
1. Practique lo que habla: Predique con el ejemplo
Ser un gerente de proyecto significa que puede hablar todo lo que quiera, pero recuerde que también debe seguir las palabras. Si no cumple con lo que dice, tendrá dificultades para motivar a su equipo, ya que cada individuo de su equipo observará sus acciones cuidadosamente.
Debe predicar con el ejemplo y demostrar sólidas habilidades de liderazgo a lo largo del proceso del proyecto. En el camino, habrá desafíos y oportunidades. Sin embargo, ahí es cuando debe mantener a su equipo trabajando como una unidad colaborativa para lograr un objetivo organizacional común.
2. Sé ágil
Como se mencionó anteriormente, un buen gerente de proyectos debe mantenerse actualizado con los avances tecnológicos cambiantes para mejorar el rendimiento y la eficiencia en el trabajo. Las metodologías tradicionales de gestión de proyectos pueden consumir mucho tiempo, ser burocráticas y rígidas para el entorno empresarial flexible de hoy.
Agile Project Management es un enfoque iterativo que le permite hacer ajustes a medida que avanza en lugar de seguir un camino lineal. Con esta metodología, puede responder rápidamente a los cambios y problemas emergentes. El enfoque ágil promueve el trabajo colaborativo que contribuye en gran medida a garantizar el progreso sin problemas del proyecto.
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3. Di no a la microgestión
Los buenos gerentes de proyectos no son fanáticos del control, sino verdaderos líderes que perfeccionan las habilidades y el talento de los miembros de su equipo para que se den cuenta de su verdadero potencial. Una vez que haya hecho el plan y haya asignado las funciones, es hora de dar un paso atrás y dejar que su equipo haga lo suyo mientras supervisa el progreso en segundo plano.
La microgestión puede obstaculizar el desempeño de su equipo y también desmotivar a sus miembros. No seas demasiado analítico e invierte más tiempo perfeccionando los detalles. Concéntrese en lograr hitos y mantenga el equilibrio adecuado entre habilidades duras y blandas.
4. Practique la gestión eficaz del tiempo
El uso de un software de gestión de proyectos actualizado con un software de seguimiento de tiempo incorporado puede ayudarlo a minimizar el desperdicio de tiempo en el trabajo. Administrar el tiempo de manera inteligente es una de las claves para una gestión de proyectos exitosa y no puede darse el lujo de presionar el botón equivocado aquí.
Cree una lista de tareas pendientes, priorice tareas, agregue hojas de tiempo, establezca estimaciones de tiempo, defina evaluaciones críticas del proyecto y evalúe al final de cada fase. Esto lo ayudará a identificar áreas donde se puede ahorrar tiempo y visualizar todos sus datos de tiempo en un lugar central.
5. Muestre algún sentido de urgencia
¿No sería fantástico trabajar sin la presión de cumplir con los temidos plazos y trabajar con tiempo, dinero y recursos ilimitados? Sin embargo, todos tenemos 24 horas en una semana de 7 días para realizar nuestro trabajo dentro de estas limitaciones. Trabajamos en un entorno acelerado, por lo que es importante mostrar un sentido de urgencia como líder de equipo para impulsar a los demás a dar lo mejor de sí. Al mismo tiempo, no debe ser autoritario ni presionar innecesariamente a su equipo. Hágales comprender la importancia de entregar el trabajo a tiempo, y si algunos de ellos tienen dificultades, siéntese con ellos para discutir las razones y las posibles soluciones.
6. Comunicación abierta
La buena comunicación es la clave para una mejor colaboración entre el director del proyecto y su equipo. Si bien el uso de diferentes modos de comunicación (chat instantáneo, mensajería, llamadas de voz, correos electrónicos y videoconferencias) es crucial para transmitir el mensaje del liderazgo a los mandos inferiores en el momento adecuado, también es importante fomentar el flujo de comunicación de abajo hacia arriba.
Adhiérase a una política de comunicación abierta en la que se anime a todos los miembros a expresar sus inquietudes e ideas. Como gerente de proyecto, es importante ser un oyente atento y paciente para comprender por lo que están pasando los miembros de su equipo. Esto elimina los juegos de espera y reduce la posibilidad de errores, lo que le permite ahorrar tiempo y dinero valiosos.
La Conclusión
Ya sea que esté administrando un proyecto grande o pequeño, hay muchos factores que determinan su éxito en el futuro. No se trata solo de aprender estos 6 consejos, sino de qué tan bien los implementes en tus acciones. ¡La combinación de usar el mejor equipo, el mejor software de gestión de proyectos y la metodología adecuada garantiza que su proyecto se entregue con éxito a los clientes a tiempo en todo momento!
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