Cómo enviar una solicitud de propuesta VILT completa
Pones mucho esfuerzo en las solicitudes de VILT. Lo último que desea es que los proveedores lo dejen de lado porque no se adaptan a su caso de uso. O porque simplemente están confundidos acerca de sus expectativas, el alcance del proyecto y el presupuesto. La claridad es clave. Debe saber cómo escribir RFP que cubran todos los aspectos básicos sin abarcar demasiado terreno de capacitación y desarrollo. Por ejemplo, los proveedores de capacitación en el aula no necesitan la historia completa de su programa de capacitación o historias de terror de subcontratación anteriores. También es mejor evitar el enfoque “general” al enviar RFP. Envíelo solo a proveedores de capacitación virtual dirigida por un instructor que hayan hecho el corte y cumplan con todos sus requisitos de subcontratación, por el bien del tiempo y los recursos de todos. Aquí hay 8 reglas de oro más de las solicitudes de propuestas de VILT para obtener resultados y encontrar el socio de outsourcing de eLearning adecuado.
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1. Establezca un presupuesto realista
Ya debería tener un presupuesto establecido antes de buscar empresas VILT. Sin embargo, ahora es un buen momento para volver a calcular la cuenta y asegurarse de que todo esté contabilizado. Las RFP deben incluir una estimación aproximada de cuánto está dispuesto a gastar para que los proveedores sepan si encajan bien. Por ejemplo, su estimación podría ser el doble de su límite de gastos. Esto generalmente los saca de la carrera. Por otro lado, puede descubrir que su presupuesto es poco realista. Por ejemplo, todos los proveedores de VILT responden con una cotización significativamente más alta de lo esperado. Tal vez calculó mal la cantidad de trabajo involucrado o basó su precio en cifras obsoletas.
2. Incluya objetivos, metas y resultados de capacitación en línea
Cada solicitud de propuesta debe incluir metas, objetivos y resultados claros, así como cualquier punto débil que el proveedor de VILT deba abordar para garantizar la inversión. No necesita recapitular toda la estrategia de capacitación en línea. Concéntrese en el proyecto actual para que los socios de subcontratación puedan elaborar respuestas específicas. Por ejemplo, este curso de VILT se centra en las habilidades de servicio al cliente y la capacitación en ventas para su equipo de front-end. Enumere los principales objetivos de capacitación en línea, las tareas asociadas y los comportamientos de desempeño que necesita reforzar.
3. Aclarar las expectativas de VILT
Esta es su oportunidad de informar a los proveedores de VILT sobre el soporte, el servicio al cliente y la experiencia general que espera. Por ejemplo, necesita un socio de subcontratación que proporcione actualizaciones semanales sobre el contenido de la capacitación virtual dirigida por un instructor o que incluya rondas de revisión para que pueda proporcionar comentarios sobre eLeanring en el camino. Estos son los aspectos intangibles del proyecto que ocupan un lugar destacado en su lista de prioridades de CX.
4. Resuma los entregables y las tareas
Incluya todos los entregables que necesite del proveedor de VILT y las tareas relacionadas. Tenga en cuenta que esto solo se refiere a este proyecto. Puede omitir actividades futuras y recursos JIT, incluso si tiene la intención de que este proveedor se convierta en un socio de subcontratación a largo plazo. Dicho esto, puede incluir una sección al final de la solicitud de propuesta de VILT para soluciones adicionales, como recursos de microaprendizaje o simulaciones que desea incorporar a su programa de capacitación en ventas el próximo año. Esto le permite encontrar un proveedor que entregue el paquete completo, en lugar de tener que soportar otra ronda de RFP cuando llegue el momento.
5. Sugerir un cronograma de implementación de VILT
Describa los hitos, las fechas de entrega y las fases del proyecto para que los proveedores de contenido de VILT conozcan su marco de tiempo. Firme pero flexible es el lema de la RFP. Lo mejor es sugerir un cronograma de implementación para la capacitación en el aula virtual que no sea inamovible. Por otro lado, la empresa VILT debe respetar su horario y pasar el proyecto si no pueden acomodarlo. Por ejemplo, ya están trabajando en 3 proyectos el próximo trimestre y están a plena capacidad.
6. Especifique las preferencias de los empleados y los deberes laborales
Las empresas VILT ya deberían tener una idea general de las tareas y funciones relacionadas con la industria, ya que se especializan en este sector de la formación. Pero también debe incluir información que sea específica de su organización. Tales como preferencias de accesibilidad de los empleados, preferencias de capacitación en línea y deberes o responsabilidades laborales únicos. ¿En qué habilidades y competencias básicas deben trabajar para impulsar el desempeño en el trabajo? ¿Cuál es el nivel deseado de interactividad y colaboración entre pares? ¿Hay actividades específicas a las que les ha ido bien en el pasado y por qué?
7. Sea completamente transparente sobre los criterios de evaluación y el seguimiento
Incluya siempre pautas de evaluación y protocolos de seguimiento en su solicitud de propuesta VILT. Los proveedores deben conocer los plazos de las propuestas, las cualificaciones deseadas y el proceso de selección en su conjunto. No necesita poner todas sus cartas sobre la mesa, como su límite de gasto o las frases clave que está buscando, solo la información suficiente para que sea justo para todos. También debe darles detalles de contacto para que puedan hacer preguntas antes de formular sus respuestas.
8. Ofrezca libertad creativa a las empresas VILT
Es hora de que los proveedores de VILT saquen a relucir las proverbiales armas grandes y lo sorprendan con sus habilidades de diseño. Sin embargo, limita su libertad creativa con pautas de formato innecesarias para las respuestas. Muchas empresas de subcontratación enviarán propuestas por correo electrónico con costos detallados, cronogramas y puntos de venta. Pero otros pueden buscar presentaciones interactivas que le den una idea de su experiencia en el nicho.
Desafortunadamente, la subcontratación de VILT es a menudo un proceso complicado que se extiende desde la clarificación de objetivos hasta la finalización de los contratos. Pero vale la pena la inversión cuando considera la alternativa, que es desarrollar contenido internamente y todos los costos asociados de nómina, herramientas y curación multimedia que conlleva. Sin mencionar las largas curvas de aprendizaje y los obstáculos técnicos que retrasan la fecha de lanzamiento. Use este artículo para redactar una RFP ganadora que obtenga resultados para agilizar la selección de proveedores y mejorar el ROI.
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