Funciones esenciales en la gestión de proyectos para garantizar el éxito
Mi respuesta es un poco más larga.
La última década más o menos ha visto cambios dramáticos en el entorno empresarial. Los proyectos han adquirido una importancia estratégica y ya no se consideran meros mecanismos de entrega. Los proyectos también suelen estar bajo una enorme presión para completarse, a tiempo y por debajo del presupuesto. Los proyectos pueden, por lo tanto, hacer o deshacer organizaciones si no se gestionan adecuadamente a través de un marco adecuado de procesos de gestión de proyectos. Como resultado, la necesidad de la gestión de proyectos ha experimentado un aumento masivo de la demanda y la importancia en los tiempos actuales. La gestión de proyectos es mucho más que mantener la Triángulo de gestión de proyectos Bajo control. Ha sido desarrollado para mantener unidas a todas las personas que trabajan en el proyecto hacia una visión de éxito mientras se navega a través de los altibajos, los riesgos y las incertidumbres del proyecto. Habiendo enfatizado lo suficiente la importancia de la gestión de proyectos, mantener el grupo adecuado de personas a bordo es crucial para poder realizar los objetivos y la visión del proyecto.
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Aquí están los 6 roles críticos para asegurar el éxito de un proyecto. Estos roles pueden asignarse a una o más personas y, a la inversa, las personas pueden desempeñar más de un rol según la estructura y el tipo de organización, así como el alcance del proyecto y su alineación estratégica.
1. Gerente de Proyecto
Los gerentes de proyecto son los principales responsables de la finalización del proyecto según lo planeado. Dependiendo de tipo de organización del proyectoPor lo general, desempeñan un papel principal en la planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre generales de los proyectos. Esto incluye administrar, revisar y priorizar las actividades diarias del proyecto con el objetivo de mantenerse a tiempo y dentro del presupuesto, así como administrar los recursos del proyecto. Sus responsabilidades también incluyen informes ejecutivos y de estado, gestión de riesgos, mediación de conflictos, gestión de la comunicación del proyecto y gestión de las partes interesadas. Los administradores de proyectos suelen utilizar software de administración de proyectos, como Microsoft Project, para planificar y programar tareas y proporcionar un marco para las actividades de administración de proyectos. El objetivo principal de estas herramientas de gestión de proyectos es ayudar a los directores de proyectos a preparar, ejecutar y controlar todos los aspectos de un proyecto o grupo de proyectos con una gestión óptima del tiempo.
2. Equipo del proyecto
El equipo del proyecto se compone de empleados a tiempo completo o parcial que están asignados a trabajar en diferentes actividades y entregables del proyecto. Son responsables de contribuir a los objetivos generales del proyecto y los entregables específicos del equipo. Tener un equipo interdisciplinario con la combinación adecuada de habilidades y experiencia es vital para la ejecución exitosa y sin problemas de cualquier proyecto. Los equipos de proyecto, a menudo identificados y construidos por los gerentes de proyecto, pueden estar compuestos por personal interno de múltiples departamentos, conjuntos de habilidades e incluso diferentes geografías. A veces, los equipos de proyecto también pueden incluir proveedores externos, contratistas o consultores externos, que se han reunido explícitamente para el proyecto. Su función es realizar con éxito las tareas y actividades del proyecto que les han sido asignadas, manteniendo informados a los Gerentes de Proyecto sobre el progreso, así como cualquier obstáculo que pueda surgir durante la ejecución del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto utilizan un software de gestión de proyectos para ver lo que tienen en mente, comprender las prioridades de trabajo, informar sobre el progreso y el tiempo dedicado a diferentes actividades, y también colaborar con otros miembros del equipo y directores de proyectos.
3. Comité Directivo
El comité directivo está compuesto por representantes de la gerencia y otras partes interesadas de alto nivel (personas o grupos que tienen un interés en el resultado del proyecto) y supervisa todo el ciclo de vida del proyecto, brindando orientación sobre la dirección estratégica general. Sirven como soporte de ‘liderazgo’ para el proyecto, resuelven problemas escalados por el Gerente de Proyecto y deciden sobre todas las solicitudes para cambiar elementos clave del proyecto, como entregables, cronograma y presupuesto (a través del Tablero de control de cambios.)
4. Proyecto Cliente
Los clientes son las personas (u organización/unidad de negocio/departamento, etc.) para quienes se lleva a cabo el proyecto. Ya sea que se trate de un proyecto interno de la empresa o un proyecto externo, cada proyecto tiene un cliente o un cliente, que tiene una necesidad comercial que se satisfará con la finalización exitosa del proyecto. Si bien el término cliente se refiere genéricamente a una o más personas de la organización del cliente, los grandes proyectos específicos también tienen un Gerente de Proyecto de cliente dedicado como un Gerente de Proyecto comparable para trabajar en el lado del cliente. Durante el curso de un proyecto, el papel del cliente es crucial para el éxito general. Desempeñan un papel activo en la aprobación de los planes del proyecto, la solicitud de cambios, la presentación de problemas y riesgos, la aprobación de hitos, la liberación de pagos y la aceptación (o rechazo) de los entregables finales del proyecto.
5. Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
La Oficina de Gestión de Proyectos, también conocida como PMO, es un grupo de personas que ayudan a crear y mantener un conjunto de estándares y mejores prácticas para la Gestión de Proyectos interna, y supervisan su cumplimiento en todos los proyectos. Según la Guía del PMBOK®, una Oficina de Gestión de Proyectos es una estructura organizativa que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas. A medida que más y más proyectos ganan importancia estratégicalas PMO ayudan a administrarlos y ejecutarlos de una manera más predecible y controlada, lo que garantiza la estandarización de las prácticas de gestión de proyectos para lograr economías de escala y, por lo tanto, mejorar las tasas generales de éxito del proyecto.
6. Administrador de recursos
Aunque en menor número, muchas organizaciones tienen esta función de administrador de recursos dedicado, cuya responsabilidad principal es administrar los grupos de recursos asignables a los proyectos. El administrador de recursos trabaja codo a codo con el administrador de proyectos para coordinar las capacidades de los recursos y la carga de trabajo, y es responsable de asignar a las personas adecuadas a los proyectos correctos en el momento adecuado. Desempeñan un papel esencial en la planificación de la capacidad para garantizar el cumplimiento de los recursos según las demandas del proyecto. También son los principales responsables de la gestión de competencias, evaluando continuamente las necesidades de formación y desarrollo profesional de los empleados que trabajan en los diferentes proyectos. Los administradores de recursos también manejan los intercambios de recursos provisionales o los ajustes de recursos. El rol de un administrador de recursos, cuando se hace bien, puede tener un tremendo impacto en el éxito de la organización.
Ahí lo tienes, los 6 roles esenciales en la Gestión de Proyectos. ¿Cuáles son los roles de proyecto más comunes en su organización? ¡Por favor, compártelas en los comentarios!