Explorando técnicas de facilitación en la gestión de proyectos
Las técnicas de facilitación son una parte importante de la gestión de proyectos de eLearning, ya que aseguran que los participantes de la sesión trabajen juntos de manera efectiva. El papel de facilitador recae en el director del proyecto, quien preside la reunión, fomenta ideas, solicita consejos, etc. El objetivo final de la sesión de facilitación es trazar el mejor curso posible para que el proyecto asegure su éxito. Si se realizan de manera efectiva, las técnicas de facilitación pueden convertirse en un método de gestión de proyectos revolucionario. El director del proyecto no aporta nada a una sesión de facilitación, pero supervisa la contribución de otros miembros y define los objetivos de la sesión.
La planificación adecuada es la clave del éxito de cualquier sesión de facilitación. El director del proyecto debe decidir un solo problema que se abordará en una sesión. Debe quedar extremadamente claro para todos qué tema principal se abordará, y todos deben haberse preparado solo para eso. La agenda de la reunión debe basarse únicamente en este objetivo, al mismo tiempo que se describen las contribuciones que se esperan de todos los participantes de la sesión de facilitación. Es posible que los participantes deban realizar el trabajo de investigación de antemano. La ejecución exitosa de una sesión de facilitación se considera una de las habilidades de gestión de proyectos más necesarias de un líder, ya que a veces todo el progreso del proyecto depende de los resultados de una sesión.
¿Dónde se aplican las técnicas de facilitación?
Según la Guía del PMBOK®, algunos de los procesos en los que se pueden utilizar técnicas de facilitación son:
Carta del proyecto en desarrollo
La facilitación se utiliza aquí para alcanzar una percepción común con respecto a los objetivos, el alcance y el resultado del proyecto, los entregables del proyecto, etc. para alinear los objetivos de varios grupos hacia una solución común. El gerente del proyecto puede usar técnicas de facilitación, en este caso, para que todas las partes interesadas principales estén en la misma página.
Desarrollo del plan de planificación y gestión del proyecto
La facilitación garantiza la participación efectiva de las partes interesadas, que pueden llegar a un entendimiento mutuo y dar como resultado la creación de un plan de gestión de proyectos ideal para generar el alcance, el cronograma y los resultados del proyecto.
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Las técnicas de facilitación son necesarias en las siguientes situaciones:
- Diseño/Desarrollo de Aplicaciones Conjuntas (JAD) – Las sesiones JAD se utilizan principalmente en la industria del desarrollo de software, donde tales sesiones facilitadas enfatizan en reunir al equipo de desarrollo y a los expertos en la materia para trazar el plan de desarrollo óptimo.
- Definición del alcance del proyecto – La facilitación se utiliza en sesiones de trabajo o talleres con las principales partes interesadas de diversos campos de especialización, y cada uno de ellos posee una variedad de expectativas del proyecto. El objetivo de las técnicas de facilitación aquí es llegar a un entendimiento común de los resultados y los límites del proyecto.
Identificación de riesgos
La facilitación mejora la eficacia de las diversas herramientas y técnicas utilizadas para la identificación de riesgos dentro de un proyecto. Un gran gerente de proyecto tiene la capacidad de mantener al equipo enfocado en identificar los riesgos siguiendo los métodos asociados con la técnica para garantizar descripciones claras de los riesgos y tratar los desacuerdos (si los hay).
Las técnicas de facilitación pueden ayudar a mejorar la eficacia de la implementación de los riesgos individuales o generales del proyecto. Un buen líder de proyecto debe tener la capacidad de inspirar al equipo para identificar y comprender el riesgo, desarrollar y probar la aversión al riesgo o la estrategia de abordaje, elegir una estrategia de respuesta alternativa adecuada y superar las fuentes de sesgo. Como cualquier gran interrupción en el mercado también cuenta como riesgo, la gestión del cambio también cae dentro del alcance de las técnicas de facilitación.
Estas son algunas habilidades o técnicas de facilitación necesarias para cualquier organización.
Las técnicas de facilitación implican reunir a las personas para crear nuevos conocimientos. Como facilitador, el Project Manager debe fomentar todas las ideas, resolver conflictos entre los contribuyentes y lograr el objetivo del ejercicio, ya sea un conjunto de requisitos o una Carta del proyecto. Las sugerencias deben alentarse, mientras que las críticas deben permanecer objetivas. Ninguna idea es tan ridícula que no deba ser escuchada: algo que es totalmente loco podría desencadenar una idea ingeniosa de alguien más alrededor de la mesa. ¡Una sesión de facilitación exitosa debería tener resultados sorprendentes! –Velopi Seamus Collins, Ser un Gerente de Proyecto Facilitador