Pasos para una colaboración fluida con su proveedor de contenido VILT
Has llegado hasta aquí, con baches mínimos en el camino. Pero ahora ha llegado al punto que las organizaciones a menudo temen… las negociaciones de contratos. Desea mantener las cosas civilizadas y construir una asociación a largo plazo con su proveedor de elección sin que le quiten la alfombra debajo de usted después de firmar en la línea de puntos. El objetivo es contratar a un proveedor de VILT por el precio correcto sin comprometer lo esencial. ¿Qué elementos debe incluir en el acuerdo final? ¿Hay trampas que evitar? Aquí hay 8 secretos internos para garantizar negociaciones de contratos sin problemas con su socio de subcontratación de aula virtual para que todos se beneficien de la experiencia.
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1. Solicite un desglose de costos detallados
Todos los aspectos del contrato deben ser sencillos. Pero los precios, en particular, deben detallarse para evitar cargos inesperados y recursos desperdiciados. El proveedor de VILT debe aclarar el costo de cada entregable, los hitos de pago y los gastos adicionales en los que puede incurrir. Por ejemplo, puede haber una tarifa adicional por la curación de contenido que no exceda una cantidad específica. Otro costo a considerar es el soporte del proveedor. ¿Está incluido en el paquete o debe pagar más por el soporte técnico por correo electrónico/chat posterior al lanzamiento?
2. Pautas de comunicación del esquema
¿Cómo se comunicará con el proveedor de VILT? ¿Quién es el punto de contacto? ¿Con qué frecuencia el proveedor organizará sesiones de retroalimentación con su equipo? ¿Cuál es el protocolo para retrasos inesperados? ¿Cuándo espera el proveedor recibir materiales de capacitación en línea reutilizables de su departamento de L&D? La subcontratación de VILT es una colaboración y todos deben conocer las pautas de comunicación para garantizar una navegación sin problemas.
3. Incluya un cronograma de entrega y fases del proyecto
Si el proyecto de subcontratación del aula virtual implica un solo resultado, establecer el cronograma es relativamente simple. Usted decide la fecha de inicio, la fecha límite y los hitos intermedios. Sin embargo, los proyectos más complejos requieren un cronograma y fases de entrega detallados. Por ejemplo, la primera ronda tiene una duración de un mes e incluye dos puntos de control de revisión. Esta fase debe concluir en esta fecha a menos que el proveedor de VILT solicite una extensión por adelantado.
4. Funciones y responsabilidades de los delegados
Esto trata sobre el “quién” y el “qué” de la subcontratación de VILT. ¿Qué aspectos del proyecto manejará el proveedor de VILT y quién es responsable de estos entregables? Si está gestionando algún aspecto del proceso de desarrollo o tareas de alojamiento, esto también debe especificarse en el contrato. Ninguna de las partes debe dar nombres en el contrato final. Por ejemplo, debe indicar qué administradores o creadores de contenido están involucrados en la fase uno. Sin embargo, debe haber una delegación clara de roles para que todos sepan cómo encajan en la imagen. Esto también evita redundancias y pasos perdidos. Por ejemplo, su gerente de L&D pensó que el socio de subcontratación estaba manejando la adquisición de SME mientras que el proveedor pensó que era su responsabilidad.
5. Organice una reunión de conferencia web con el proveedor para aclarar inquietudes
Lo último que desea es celebrar un contrato con el proveedor con aprensión. Tener dudas sobre los términos de su colaboración incluso antes de que comience el proyecto. Por lo tanto, organice una reunión de conferencia web con su representante para abordar sus inquietudes y preguntas. Cree una lista de verificación de antemano para realizar un seguimiento de sus principales prioridades y tome notas en función de la respuesta del proveedor de VILT. Esto hace que sea más fácil compartir con su equipo después del hecho para que estén más involucrados en el proceso. Algunos miembros clave del personal también deberían estar allí para expresar sus opiniones e ideas durante la reunión.
6. Destacar tareas y recursos relacionados
El tema recurrente con los contratos de subcontratación de capacitación basados en computadora es el desglose. Esto incluso se extiende a tareas y recursos relacionados. Los proveedores deben proporcionarle una lista de tareas para cada fase, omitiendo los procesos más básicos en aras de la brevedad. Por ejemplo, no necesariamente necesita saber cómo sus PYMES recopilan información o cómo se prepara el instructor para el gran evento. También deben incluir recursos de capacitación en línea vinculados, especialmente aquellos que su organización debe proporcionar, como multimedia y videos grabados que el proveedor planea reutilizar.
7. Concéntrese en formar una sociedad en lugar de una colaboración única
El escenario final sería contratar una empresa de capacitación basada en computadora con la que pueda contar para proyectos futuros. Sin embargo, todo depende de cómo maneje el contrato para este proyecto de subcontratación. Es una transacción comercial y necesita obtener el máximo ROI. Pero también hay que considerar el juego largo. Las personalidades y las emociones están destinadas a entrar en la mezcla y necesita establecer una relación personal con los proveedores de VILT para lograr los mejores resultados.
8. Elaborar un nuevo contrato para cada proyecto
Puede haber ocasiones en las que pueda usar el mismo contrato para una serie de proyectos, siempre que todo esté detallado en el acuerdo y todos los entregables estén incluidos en el precio. Sin embargo, es posible que desee considerar un nuevo contrato para cada proyecto en aras de la claridad y el costo. Es posible que las tarifas hayan bajado desde la última subcontratación del aula virtual. O han decidido reducir el precio porque estás contratando con ellos varios servicios. Esto también le brinda la oportunidad de modificar los objetivos, las metas y los resultados de la capacitación en línea para alinearlos con sus necesidades comerciales actuales.
Pueden surgir problemas durante el proceso de negociación del contrato, que van desde la confusión de costos hasta prácticas laborales contradictorias. Es por eso que es esencial programar una reunión con el proveedor de VILT y abordar sus dudas de frente, además de reuniones internas para obtener comentarios de su equipo antes de finalizar el acuerdo. Por último, considere buscar asesoramiento legal para asegurarse de que todo se tenga en cuenta y evitar futuros conflictos. Nunca está de más obtener una segunda opinión profesional cuando se trata de obligaciones contractuales.
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