Consejos de presupuesto LMS de aula virtual
¿Está buscando formas de hacer malabarismos con el presupuesto LMS de su aula virtual? ¡Bienvenido al club! Debido a la pandemia global, la mayoría de las organizaciones están buscando formas de estirar los recursos disponibles. Por supuesto, esto suele ser una prioridad principal en el mejor de los casos. Pero la crisis del coronavirus exacerba la crisis presupuestaria. Afortunadamente, un LMS de aula virtual puede ayudarlo a reducir los costos de capacitación al mover todo en línea. Las sesiones cara a cara cambian a cursos VILT y los empleados reciben apoyo en cualquier momento y en cualquier lugar. Pero todo comienza con una hoja de gastos clara para evitar gastos excesivos y maximizar los rendimientos. Debe tener en cuenta las tarifas ocultas, las actualizaciones de productos y la nómina de empleados. Aquí hay 7 secretos internos para establecer un presupuesto de software de aula virtual realista que sea fácil de cumplir.
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1. ¿Puedes pensar en algún activo reutilizable del inventario?
Antes de sumergirse en los gastos, eche un vistazo más de cerca a su biblioteca de activos. Es posible que haya recursos que pueda reutilizar para su nueva estrategia de aula virtual. Pero también hay un motivo oculto. Un inventario de activos lo ayuda a encontrar un sistema que se adapte a sus necesidades de capacitación en línea y no cause problemas de compatibilidad. Por ejemplo, puede cargar sus ayudas de trabajo digitales en la nueva plataforma de inmediato en lugar de volver a formatear para la próxima semana. Esto también le brinda la oportunidad de identificar puntos débiles en su plan de capacitación en línea. Como recursos que están desactualizados o carecen de aplicación en el mundo real. En otras palabras, es un buen momento para hacer un poco de limpieza de L&D antes de comenzar el proceso de selección.
2. Identifique las características esenciales de LMS para la capacitación virtual
Ahora que todos sus activos están en orden, comience a compilar una lista de funciones imprescindibles. Tenga en cuenta que hay una diferencia entre deseos y necesidades. Las características esenciales son lo primero en su presupuesto. Luego, si hay suficiente espacio, puede agregar gradualmente los artículos de “lujo”. Esto le permite reducir costos y lograr sus objetivos principales de capacitación en línea sin arruinarse. Mire las listas de productos en los directorios en línea para ver qué hay disponible, por ejemplo, el conjunto común de funciones que ofrecen la mayoría de las soluciones de aula virtual. Luego elija los que se alineen con sus prioridades y brechas de L&D.
3. Evalúe los modelos de precios para definir su presupuesto LMS de aula virtual
Debe realizar una investigación de mercado para identificar un rango de precios realista. Por ejemplo, cuánto cobran las empresas por un LMS para aulas virtuales y lo que eso implica. Pero también debe evaluar los modelos de precios para ver qué estructuras de tarifas se adaptan a su presupuesto. Por ejemplo, ¿prefiere una tarifa única por adelantado o una suscripción mensual? Algunos proveedores ofrecen plataformas de código abierto que son gratuitas pero requieren conocimientos de programación para personalizarlas. Esto viene con su propio conjunto de costos y desafíos tecnológicos.
4. No olvide incluir mejoras, actualizaciones y complementos
Un concepto erróneo común sobre el software de aula virtual y los LMS en general es que todo está incluido. Simplemente descargue el sistema y utilícelo en los años venideros. En realidad, hay mejoras y actualizaciones a considerar. Algunos proveedores hacen que esto sea parte del paquete, mientras que otros cobran extra. Por ejemplo, debe pagar por la nueva versión de la herramienta para maximizar la funcionalidad y mantenerse al día con las tendencias tecnológicas. Los complementos son otro factor de costo. ¿Necesita complementos o bibliotecas de activos adicionales? Si es así, ¿cuáles son las tarifas involucradas? Finalmente, ¿el proveedor cobra extra por soporte avanzado, como llamadas telefónicas o chats en vivo?
5. Envíe RFP para estimaciones detalladas de presupuesto LMS de aula virtual
Una solicitud de propuestas suele ser su presentación al proveedor. Incluye todos los detalles del proyecto para que puedan presentar propuestas. Sin embargo, también es una gran herramienta de presupuesto LMS. Por ejemplo, envía 5 RFP a sus principales contendientes. Todos ellos responden con desgloses detallados de costos, características del producto y otra información de compra crucial. Como resultado, puede ajustar su presupuesto en función de sus cotizaciones personalizadas. ¿Todos sus precios son más altos de lo que pensabas? Si es así, es posible que deba revisar su presupuesto o reevaluar su lista de funciones.
6. Tenga en cuenta la curva de aprendizaje
Algunos empleados se adaptarán al nuevo LMS para aulas virtuales desde el primer día. Sabrán cómo usar todas las funciones y migrar datos con facilidad. Por otro lado, ciertos empleados necesitan más tiempo para acostumbrarse al nuevo sistema. Y esta curva de aprendizaje no es gratuita. Aún debe considerar los gastos de nómina mientras configuran e implementan el software del aula virtual. Dicho esto, puede disminuir la curva de aprendizaje y los costos creando recursos de soporte, como tutoriales de capacitación en línea, demostraciones u hojas de consejos para ayudarlos a dominar la nueva herramienta. Algunos proveedores incluso tienen bases de conocimiento que cubren todos los aspectos esenciales.
7. Pruebe la herramienta LMS para encontrar tarifas ocultas
Por último, pero no menos importante, sumérjase en el LMS de cabeza para identificar tarifas ocultas. Las pruebas de manejo le brindan la oportunidad de evaluar cómo funciona en el mundo real. Pero también puede determinar si se necesitan servicios de soporte adicionales o complementos. Otra ventaja es evaluar la interfaz de usuario de primera mano para que sepa cuánto trabajo de preparación implica. Por ejemplo, probablemente dedique una semana o dos a la capacitación de LMS y a la carga de activos existentes. Finalmente, las pruebas gratuitas de LMS le permiten reducir aún más su lista de características. ¿Realmente necesita esos elementos adicionales para aumentar la funcionalidad? Más importante aún, ¿hay alguna característica crucial que haya pasado por alto?
Sobre todo, el secreto para establecer un presupuesto LMS de aula virtual realista es una TNA, incluso si agrega otro paso al proceso de implementación. Necesita saber qué le falta a su sistema de gestión de aprendizaje actual y cómo esas deficiencias se relacionan con las brechas de capacitación en línea para que pueda elegir un nuevo software de aula virtual que marque todas las casillas y maximice el retorno de la inversión. Un análisis de necesidades de capacitación también lo ayuda a reutilizar los activos existentes para reducir costos y mejorar la asignación de recursos.
Si está buscando otros recursos que lo ayuden a navegar la “nueva normalidad”, lo tenemos cubierto. Nuestro libro electrónico, Guía de compra de LMS: cómo el software de aula virtual lo ayudará a superar la crisis de COVID-19, lo guía a través de todo el proceso, desde establecer un presupuesto realista e identificar las características imprescindibles hasta encontrar los servicios de soporte adecuados para impulsar la funcionalidad de la herramienta.
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