Gestión de proyectos de eLearning y diseño de eLearning: mejor juntos
Los desarrolladores de contenido de aprendizaje a menudo pueden tener dificultades para crear contenido atractivo, bien diseñado e instructivo cuando están limitados por plazos estrictos. A menudo se requieren múltiples intentos de un concepto o diseño para desarrollar completamente el resultado final. Todos queremos fomentar la creatividad en nuestros diseñadores de instrucción y desarrolladores de eLearning, pero como gerentes de proyectos debemos buscar prácticas para una gestión exitosa de proyectos de eLearning sin permitir sobrecostos ni cronogramas.
Las prácticas de gestión de proyectos y programas dentro del campo del aprendizaje son cada vez más comunes, pero aún no generalizadas como lo es en los campos de ingeniería, TI o fabricación, donde los proyectos tienen resultados discretos y, a menudo, medibles de inmediato. Los compromisos de aprendizaje difieren de los proyectos en las disciplinas antes mencionadas en que el la salida suele ser menos discreta y no siempre se puede medir en el momento en que se entregan los productos del trabajo.
El éxito de la gestión de proyectos de eLearning no está determinado únicamente por la cantidad de minutos de eLearning producidos o los empleados capacitados. Más bien, requiere que se desarrolle un plan de estudios atractivo que impulse el aprendizaje a través del compromiso de los empleados. Esto se logra a través de una combinación de diseño instruccional y estético, desarrollo de módulos y actividades de aceptación del usuario. En un proyecto de este tipo, es posible que al cliente inicialmente no le guste la plantilla en prosa, el uso del espacio, las animaciones o incluso el uso de la fuente. A menudo, las partes interesadas evalúan estos elementos de diseño al mismo tiempo; antes, durante y después de la fase de diseño y desarrollo.
Al iniciar un nuevo proyecto de eLearning, los clientes y las partes interesadas buscan una fecha de vencimiento definitiva y una estimación de costos “que no exceda”. Entonces, ¿cómo debería un equipo de eLearning comprometerse con esto? ¿Cómo debemos lograr estos resultados con aportes tan diversos?
¡Suena como el objetivo móvil proverbial!
Podemos comenzar nuestra gestión de proyectos de eLearning comenzando con entradas discretas al proyecto.
Esto se hace de varias maneras.
1. Desarrollar responsabilidad compartida
Comience su proyecto creando primero un conjunto sólido de acuerdos que responsabilicen a su organización y a los clientes por el resultado. Esto podría describirse en una declaración de trabajo o carta del proyecto como un conjunto de suposiciones. Este no es un consejo solo para proveedores de eLearning de terceros; ¡debe hacer esto incluso si es miembro de un equipo interno!
2. Crea un plan integrado
No administre únicamente los recursos y tareas de diseño instruccional y eLearning. Más bien, su plan debe administrar todos los recursos con un plan de proyecto integrado. Dicho plan contendrá las tareas de diseño y desarrollo, así como las tareas correspondientes del cliente, el experto en la materia y las partes interesadas necesarias para proporcionar contenido, revisar y aprobar.
3. Incluir detalles de la tarea
Debería utilizar una herramienta de gestión de proyectos de aprendizaje electrónico para crear su plan de proyecto. Dentro de ese plan, identifique puntos de decisión clave, hitos y detalle tanto la duración como el esfuerzo para tomar esas decisiones. Por ejemplo, reserve 8 horas durante 2 días para que su cliente revise una plantilla o modelo de curso. Puede especificar que un diseñador trabaje con el cliente durante 4 horas en 1 día para redactar los requisitos de navegación del curso en detalle con el experto en la materia antes de comenzar con el diseño educativo. Comprenda la diferencia entre el esfuerzo y la duración de sus tareas y sea específico acerca de cada una.
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4. Pruebe una cascada o “puerta de escenario”
Estructure su proyecto de eLearning de tal manera que se requiera la revisión y aceptación de los productos de trabajo de la fase actual antes de comenzar las fases posteriores. Por ejemplo, cree un acuerdo específico dentro de la declaración de trabajo o el acta de constitución del proyecto que describa cómo cada parte acepta pasar de una fase del proyecto a la siguiente, pero solo cuando todas las actividades y los entregables estén completos en la fase actual. Apoye eso con el uso de dependencias de tareas que definen qué tareas predecesoras se requieren antes de que se complete una fase o un hito. Por ejemplo, podría indicar que la fase de diseño está completa solo cuando todas las plantillas de diseño, fuentes, etc. sean revisadas y aprobadas por las partes interesadas. Sólo entonces puede comenzar el desarrollo.
5. Permita la flexibilidad (dentro de un marco)
Debido a la naturaleza subjetiva del desarrollo de contenido y el diseño de módulos, el producto de trabajo al final de una fase de proyecto podría perder un poco la marca. Tal vez el cliente puede hacer una solicitud tardía para agregar un requisito crítico que requiere que se revisen algunas partes de un módulo o plan de estudios. Para combatir estos escenarios, construya su plan para tener una amplia revisión del cliente y tiempo de reelaboración del desarrollador a medida que avanza el proyecto. Si se hace correctamente, las fases anteriores tendrán más revisiones y reelaboraciones incorporadas, y las fases posteriores tendrán (y necesitarán) progresivamente menos.
Es esencial saber cuándo los diseñadores y los clientes necesitan tiempo para ser creativos o incorporar cambios de diseño y conceptuales al eLearning. El trabajo del director del proyecto es planificar y prepararse para ello. Cuando se hace correctamente, la gestión de proyectos de eLearning no será una limitación. En su lugar, fomentará y promoverá los recursos de eLearning y los clientes para que se centren en los elementos de diseño que crean un eLearning impactante y significativo.