Gestión de proyectos en eLearning: desde el inicio hasta la finalización
A menudo se dice que la ejecución exitosa de una idea es un uno por ciento de inspiración y un 99 por ciento de transpiración. Entonces, si bien es cierto que las grandes ideas y la experiencia en eLearning son importantes, no se puede ejecutar exactamente nada sin ambos, y la transpiración en forma de gestión de proyectos demuestra ser de misión crítica, desde el inicio hasta la finalización.
A menudo, hay innumerables partes móviles y personas involucradas en un proyecto, y para un proyecto de manos a la obra, todos deben saber el papel que desempeñan, así como cuándo y cómo documentar, rastrear y revisar cada paso para poder pasar con éxito la batuta a la siguiente persona.
Para ayudar a administrarlo todo, hemos detallado cuatro pasos de misión crítica de alto nivel que se pueden adaptar e implementar fácilmente para su próximo proyecto.
1. Inicio
Como era de esperar, la mayoría de los ciclos de desarrollo de proyectos comienzan con una solicitud. Con una llamada o reunión de lanzamiento del proyecto, tiene la oportunidad de reunirse con las partes interesadas y las PYME para discutir los detalles del proyecto. Desde aquí, todas las partes interesadas pueden comunicar la visión, los requisitos, las expectativas, los resultados, las preocupaciones, los presupuestos, los riesgos o problemas potenciales y las preguntas. Además, este sirve como el momento para diseñar un cronograma tentativo y establecer los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo.
Aquí hay una hoja de trucos preliminar de preguntas y consideraciones para que establezca en la llamada de inicio:
- Quien esta a cargo
- Cómo se mide el éxito
- Objetivos de aprendizaje– ¿Qué hay que aprender?
– ¿Quién necesita aprenderlo?
– ¿Qué necesitan saber antes de que puedan comenzar? - Consideración tecnológica– ¿Tendrán los alumnos acceso a computadoras y/o dispositivos móviles?
– ¿Dónde se realizará el curso?
– ¿Es necesario que el curso sea rastreable?
– ¿Cuánto multimedia se requerirá/solicitará?
2. Planificación
Este es el momento de planificar preventivamente su ataque. Asegúrese de crear un cronograma de entregas, fechas de vencimiento, responsabilidades y elementos que deben completarse. Pero, y esto es fundamental, asegúrese de que las partes interesadas aprueben el plan antes de que alguien comience a ejecutarlo. Luego, planifique los elementos preparatorios que deben completarse incluso antes de comenzar el proyecto, como las limitaciones de TI con el cliente, las restricciones multimedia, las especificaciones de contenido y la disponibilidad de la PYME del cliente. Y nuevamente, asegúrese de que el cliente esté de acuerdo con las metas de aprendizaje y los objetivos de desempeño.
3. Ejecución
Ahora, esta es la carne y las papas, el trabajo pesado para el proyecto. Eso no es para descartar los pasos uno y dos, por supuesto, pero gran parte del trabajo ocurre aquí. Al poner su plan en acción, la fase de ejecución es, en su forma más simple, donde determina si tiene los recursos correctos, y suficientes, para cada actividad en el proyecto.
Es importante recordar que cuando las cosas no salen de acuerdo con su plan, y muy a menudo no lo hacen, un proyecto de esta magnitud debe tratarse como una entidad viva que respira, de naturaleza compleja e inevitablemente evolucionando con el tiempo. Esté preparado para modificar su plan, desviarse de él y, a veces, aunque no con frecuencia, desecharlo y comenzar de nuevo. La flexibilidad y la adaptabilidad son clave aquí.
Cuando ejecutes, necesitarás:
Investigar
Este es el momento de recopilar contenido. Reúna materiales, identifique vacíos de contenido y continúe investigando para llenarlos. Tómese el tiempo para alinear su investigación y el contenido posterior con los objetivos de aprendizaje mientras reúne las imágenes, los logotipos, las plantillas y el diseño, los esquemas de color y la tipografía necesarios para el proyecto. Y no olvide compartir su investigación con las partes interesadas para su aprobación.
Diseño instruccional
Con los objetivos, las ideas y las actividades de aprendizaje establecidos, ahora es el momento de determinar sus enfoques de instrucción, como la gamificación, la narración de historias, las simulaciones y más.
Cree un documento que demuestre la estrategia de instrucción en detalle, incluido el contenido, la multimedia necesaria y cualquier otro elemento relacionado para establecer el plan del proyecto.
guión gráfico
Los guiones gráficos lo ayudan a organizar visualmente el flujo del proyecto para mostrarle al cliente qué esperar, incluidos los guiones para el contenido y las voces en off. Considere incluir diferentes voces en off para la aprobación del cliente.
Desarrollo y Producción
Prototipo de una interfaz gráfica de usuario para su curso para darle al cliente una idea realista de la apariencia del proyecto. Esta es también una oportunidad para determinar los gráficos, las fotos, los personajes y la animación, y obtener la aprobación. Una vez que haya determinado todos los diseños y activos, es hora de desarrollar el programa de aprendizaje electrónico.
Integración y Entrega
Aquí, publicará el curso en línea y lo compartirá con las partes interesadas. El curso puede cargarse y entregarse con una plataforma existente y ofrecerse como un curso con referencia de tiempo, o podría entregarse como una versión descargable única a través del sistema.
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4. Finalización
Si bien parece que debería ser un punto de referencia obvio, los gerentes de proyectos de eLearning experimentados saben que es mejor firmar conjuntamente lo que constituirá el final del proyecto. Tal vez sea cuando proporciona el producto publicado, o tal vez cuando se agrega con éxito al LMS. Pero lo que usted considera ‘completo’ puede ser ‘incompleto’ de otro, por lo que es mejor aclarar los detalles. Asegúrese de determinar ese punto de referencia temprano, para evitar extensiones repetidas de su cronograma y costos adicionales.
Aquí hay una lista de verificación de la hoja de trucos para que tanto usted como el cliente determinen la finalización:
- Aprobacíon final
- Implementación
- Curso cargado en el LMS
- Comunicación a la audiencia
- Curso completado proporcionado al cliente
- Todos los archivos fuente proporcionados al cliente
- Tareas administrativas relevantes completadas
- Mantenimiento del curso y actualizaciones organizadas.
Paso profesional de bonificación: informar
Después del proyecto, pregunte a los clientes o partes interesadas qué pensaron que salió bien y qué áreas podrían haber mejorado. Este paso lo beneficia tanto a usted como a sus clientes, ya que es cuando puede determinar y aprender de lo que salió bien, lo que salió mal y lo que podría haber ido mejor para aplicarlo a proyectos futuros.
La gestión de proyectos es un acto de equilibrio delicado, que hace malabarismos con personas, talentos, cronogramas, presupuestos y expectativas para producir un resultado que cuenta con la aprobación de todos, lo que no es poca cosa. Pero con una estrategia cuidadosa y reflexiva, desde el inicio hasta la finalización, y un enfoque adaptable, la gestión de proyectos de eLearning puede ser manejable.