Una guía completa para elegir el HRIS adecuado para su organización

¿Qué es un HRIS?

Un Sistema de Información de Recursos Humanos, comúnmente abreviado como HRIS, es una integración entre Recursos Humanos y Tecnología de la Información. Es un sistema centralizado que almacena, rastrea y administra todos los datos relacionados con las operaciones de recursos humanos de su organización, incluidos los datos demográficos de los empleados, los saldos de tiempo libre, las horas de asistencia, los detalles médicos, los beneficios, las políticas, los esquemas y más. Todo, desde la incorporación hasta la asistencia, se puede gestionar desde una única plataforma, lo que ahorra una cantidad considerable de tiempo.

La mayoría de los profesionales de recursos humanos utilizan un HRIS para optimizar sus flujos de trabajo y mejorar la gestión de personas. Se puede acceder a todos los datos esenciales de recursos humanos desde cualquier lugar en cualquier momento con los permisos adecuados. Simplifica y automatiza el proceso de mantenimiento de registros de empleados mientras cumple con todas las leyes relacionadas con la información de los empleados. En palabras simples, es una solución integral para la gestión de recursos humanos de principio a fin.

¿Por qué es importante un HRIS?

A diferencia de las hojas de cálculo de recursos humanos, un HRIS pone fin a la gestión manual de recursos humanos y evita errores y confusiones innecesarias. Le ahorra el dolor de revisar varios archivos o gabinetes para encontrar una información. Como se puede acceder fácilmente a los datos, los informes se pueden generar sin esfuerzo en cuestión de minutos. Estos informes pueden brindarle una imagen general de su organización, lo que le permite tomar decisiones significativas. Además, los diferentes desafíos en el lugar de trabajo relacionados con la rotación de empleados, el reconocimiento adecuado, la diversidad, la gestión del desempeño y más, se pueden resolver antes de que se vuelvan demasiado grandes para manejar. Un HRIS se actualiza continuamente con la tecnología actual, lo que lo ayuda a usted y a sus empleados a mantenerse al tanto de los procesos de recursos humanos.

¿Cuáles son los tipos de HRIS?

Según la funcionalidad, un HRIS se clasifica ampliamente en cuatro tipos, que incluyen operativo, táctico, estratégico e integral. Echemos un vistazo más profundo a cada tipo:

  • SIRH operativo
    Un HRIS operativo se ocupa principalmente de los datos internos de los empleados. Proporciona todos los datos necesarios para tomar decisiones importantes de recursos humanos y apoyar a sus empleados. Por ejemplo, los datos demográficos de los empleados se pueden utilizar para mejorar la diversidad y la inclusión en su organización.
  • SIRH táctico
    Un HRIS táctico a menudo proporciona datos para ayudarlo a tomar decisiones relacionadas con la asignación de recursos para el reclutamiento, el diseño del trabajo, el análisis del trabajo, la capacitación y el desarrollo, el reconocimiento de los empleados y más.
  • SIRH estratégico
    Un HRIS estratégico ayuda a una organización a desarrollarse y crecer estratégicamente concentrándose en sus objetivos y misión. Proporciona información clara y detallada sobre los recursos humanos de una organización en particular, lo que ayuda en la planificación de la fuerza laboral. Esto es para organizaciones que desean emprender nuevas empresas.
  • SIRH Integral
    Un HRIS integral es un sistema integrado completo que contiene todo, incluidos los archivos de recursos humanos, los archivos relacionados con los empleados, los detalles de contratación y los detalles de educación y experiencia de los empleados. Es un repositorio central que contiene toda la información esencial requerida para tomar decisiones para la fuerza laboral.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de información de recursos humanos?

El uso de un HRIS adecuado puede traer una gran cantidad de beneficios a su organización. Tiene el potencial de mejorar el proceso de gestión de personas en su organización. Estas son algunas de las diferentes formas en que un HRIS puede ayudar a su organización:

  • Mejora la eficiencia
    Los procesos habituales de RRHH de su organización se vuelven más precisos y eficientes con un HRIS adecuado. Al automatizar los procesos rutinarios de recursos humanos, puede concentrarse en cuestiones más apremiantes, como el reconocimiento de los empleados, la rotación, la diversidad, la inclusión y más. Agregar, reemplazar o actualizar datos también se puede hacer en unos pocos pasos.
  • Mejora la experiencia de los empleados
    La tecnología de recursos humanos insuficiente puede conducir a una mala experiencia de los empleados. Un HRIS permite a los empleados completar todas las operaciones de recursos humanos desde sus dispositivos móviles, evitando la necesidad de utilizar diferentes sistemas. En general, facilita cada paso en el viaje del empleado desde la incorporación hasta la baja.
  • Reduce el papeleo
    La gestión manual de la contratación, la incorporación, el rendimiento, la asistencia y el tiempo libre implica una gran cantidad de papeleo. Un HRIS lleva todos los procesos de recursos humanos en línea. La falta de papeleo ahorra dinero y tiempo a su organización, lo que permite que los empleados sean más productivos. Un HRIS reduce las ineficiencias causadas por los procesos manuales de recursos humanos y evita la duplicación de trabajo. Esto reduce el trabajo administrativo y los costos.
  • Garantiza el cumplimiento
    Con un HRIS, no tiene que preocuparse por los problemas de cumplimiento. Los proveedores de HRIS actualizan sus sistemas continuamente para ayudar a sus usuarios a cumplir con las normas y leyes. La centralización de datos y menos errores significan que su organización siempre está lista para el cumplimiento. Por ejemplo, los proveedores de HRIS ayudan a las organizaciones a cumplir con el RGPD.

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¿Cuál es la diferencia entre un HRIS y un HRMS?

Más a menudo, los términos HRMS (Sistema de gestión de recursos humanos) y HRIS se usan indistintamente para significar lo mismo. Sin embargo, hay una diferencia básica entre HRIS y HRMS que debemos entender. Un HRIS es una base de datos de empleados que contiene detalles sobre beneficios, asistencia y tiempo libre. Un HRMS incluye las funciones de un HRIS pero también profundiza en la gestión del talento. Hoy en día, la mayoría del software de recursos humanos se personaliza de acuerdo con las necesidades de los clientes, independientemente de si se llama HRIS o HRMS.

¿Cuándo necesita su empresa un HRIS?

Es importante entender si su organización requiere software HRIS y cuándo. Aquí hay diferentes escenarios que se beneficiarían del uso de un HRIS:

  • Un número creciente de empleados
    Cuando el número de empleados en su organización es inferior a 50, puede que le resulte fácil gestionar todas las operaciones de recursos humanos de forma manual. Cuando el número de empleados aumenta constantemente, administrar los datos de los empleados y otras operaciones de recursos humanos en hojas de cálculo puede ser tedioso y propenso a varios errores. Los errores de datos causados ​​por sistemas obsoletos pueden generar problemas de cumplimiento e insatisfacción de los empleados. Aquí es donde brilla un HRIS. Con un HRIS, puede almacenar datos pertenecientes a múltiples funciones de recursos humanos de manera organizada, fácil y eficaz. Recopilar datos de su gente e ingresarlos en un HRIS es mucho más fácil.
  • Uso de diferentes sistemas para diferentes procesos.
    El uso de diferentes sistemas para administrar diferentes funciones de RR. HH., incluido el reclutamiento, la asistencia, la nómina y más, puede disminuir la productividad de su organización. Sus empleados no apreciarán tener que iniciar sesión en diferentes sistemas para completar sus procesos de recursos humanos. Esto solo conducirá a un mayor número de preguntas. Sin embargo, con un HRIS integrado, usted y sus empleados pueden completar todas las tareas de recursos humanos desde una única plataforma, evitando la necesidad de recordar varias contraseñas. Cuando todos los datos estén en un solo sistema, también podrá obtener mejores conocimientos sobre la naturaleza y el comportamiento de su fuerza laboral.
  • Falta de experiencia de los empleados.
    Un HRIS puede ser útil cuando intenta mejorar la experiencia de los empleados de su organización. Tener un sistema de recursos humanos automatizado dirá mucho sobre la cultura de su empresa, que es un aspecto vital de la experiencia de los empleados. Conducirá a una mejor relación empleado-empleador al abrir la comunicación entre Recursos Humanos y los empleados. Un HRIS también facilita la transparencia, la responsabilidad, la comunicación y la colaboración, que son los impulsores más importantes de la experiencia de los empleados.

¿Cuáles son las características a tener en cuenta?

Las características de un HRIS lo ayudarán a comprender cómo será útil para su organización. Estas son algunas de las características comunes que vienen con un HRIS:

  • Gestión de incorporación
    La incorporación es una de las características esenciales de un HRIS. Brinda una excelente experiencia de incorporación a los empleados al permitirles completar todo el papeleo necesario en línea. Se envían notificaciones automáticas a los nuevos empleados para guiarlos en cada paso. Se pueden crear flujos de trabajo para personalizar el proceso de acuerdo con las necesidades de su organización.
  • Sistema de administración de base de datos
    Un HRIS almacena todos los datos esenciales de los empleados en una sola plataforma y lo ayuda a mantenerse organizado. Le permite encontrar la información exacta que necesita incluso cuando está fuera de la oficina. Un HRIS también mejora la seguridad de los datos al permitir que los empleados vean la información que les pertenece. Los informes se pueden generar con los datos de los empleados en unos pocos pasos.
  • Autoservicio para los empleados
    Un HRIS empodera a sus empleados al permitiéndoles rastrear, actualizar y administrar sus datos. Les permite agregar y editar su información personal. Pueden acceder a información esencial sin depender del departamento de recursos humanos, y pueden marcar su asistencia y solicitar tiempo libre directamente desde sus dispositivos móviles.
  • Gestión de tiempo libre y asistencia
    Un HRIS automatiza y simplifica la gestión del tiempo libre y la asistencia, evitando el uso de múltiples hojas de cálculo. El rastreador de asistencia en un HRIS se puede integrar con dispositivos biométricos para que los datos sean más precisos. Las ausencias de los empleados se pueden convertir fácilmente en licencias, lo que evita confusiones innecesarias en los datos de asistencia. Las políticas de licencia también se pueden personalizar según la ubicación de su organización.
  • Sistema de gestión de nómina
    El uso de un HRIS que tenga un sistema de administración de nómina puede hacer maravillas para su organización. El procesamiento de la nómina se hace mucho más fácil porque la gestión de la nómina y la asistencia está integrada. Un HRIS genera informes para indicar el número exacto de días y horas de trabajo de cada empleado. Los documentos importantes, incluidos recibos de sueldo, declaraciones de inversión y facturas de reembolso, se pueden almacenar en una sola plataforma junto con otros documentos.
  • Gestión del rendimiento
    Con un HRIS, puede gestionar fácilmente el rendimiento de sus empleados. Las revisiones de desempeño se pueden realizar regularmente para proporcionar retroalimentación continua durante todo el año. Las autoevaluaciones se pueden ejecutar sin esfuerzo. Se pueden crear objetivos para ayudar a los empleados a obtener un sentido de dirección. Se pueden generar informes de rendimiento para analizar y mejorar el rendimiento general de su organización.
  • Aplicación movil
    Una aplicación móvil HRIS puede ayudarlo a usted y a sus empleados a completar la mayoría de las funciones de recursos humanos sobre la marcha. Se puede acceder a toda la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los empleados pueden enviar sus solicitudes y los gerentes pueden proporcionar aprobaciones con solo unos pocos clics.

¿Cómo seleccionar el HRIS correcto?

Elegir el HRIS correcto puede ser un poco abrumador para su organización, considerando la cantidad de opciones disponibles. Es necesario tomar la decisión que satisfaga las necesidades de recursos humanos de su organización. Los siguientes consejos harán que el proceso de selección de HRIS sea fácil y efectivo para su organización:

Comprenda su organización

Antes de buscar proveedores de HRIS, es esencial comprender las necesidades de recursos humanos y los planes a largo plazo de su organización. Hable con su equipo y otros empleados para comprender los problemas que enfrentan sus operaciones de recursos humanos y cómo afectan el crecimiento de su organización. Visualice el tipo de resultados que aspira lograr con la implementación del sistema de información de recursos humanos. Tenga en cuenta el patrón de contratación de su organización y evalúe la cultura actual de su empresa para asegurarse de que el HRIS encaja. Todas estas cosas le darán una idea básica de qué esperar de su HRIS elegido.

Reúne a tu equipo

Seleccionar el HRIS adecuado para su organización es una tarea enorme y no puede basarse en la decisión de una sola persona. Recopile las opiniones de las partes interesadas, profesionales de recursos humanos, profesionales de TI, empleados de nómina, gerentes de informes y ciertos empleados que lo utilizarán. También debe incluir a su equipo legal para comprender si HRIS garantiza el cumplimiento de varias leyes. Esto le ayudará a obtener perspectivas de diferentes usuarios. Si omite este paso, hay muchas posibilidades de que a sus empleados no les guste el HRIS o les resulte difícil de usar. Asegúrese de colaborar con su equipo elegido en cada etapa.

Haz una investigación exhaustiva

Este es uno de los pasos más importantes involucrados en la selección de HRIS. Hay varios proveedores de HRIS en el mercado. Haga una lista de los proveedores de HRIS de buena reputación que ofrecen un producto que es consistente con las necesidades y objetivos de su organización. Tómese el tiempo para recopilar información detallada sobre cada proveedor. Sea realista cuando preseleccione a los proveedores y evalúe si las características ayudarán a su organización a superar los desafíos de recursos humanos existentes. Asegúrese de que la opción elegida esté dentro del presupuesto asignado.

Proveedores de servicios de contacto

La información recopilada de Internet por sí sola no es suficiente para tomar una decisión de compra. Programe entrevistas con cada uno de los proveedores de HRIS para obtener una comprensión clara de su producto. Solicite demostraciones en vivo y regístrese para obtener pruebas gratuitas. Asegúrese de que todos los miembros del equipo asistan a las sesiones de demostración. Obtener una experiencia práctica lo ayudará a evaluar si el producto es adecuado para su organización. Además, intente evaluar si los proveedores brindan soporte oportuno y útil en caso de que surja algún problema.

Tomar la decisión correcta

A estas alturas ya estará casi listo para elegir el sistema de información de recursos humanos adecuado para su organización. Hable con su equipo y concluya comparando las funciones de HRIS con el presupuesto y las necesidades de su organización. Una vez que esté listo para dar el gran paso, hable con el proveedor seleccionado y analice la migración. Asegúrese de que sus empleados tengan una idea clara sobre el HRIS y estén listos para la migración. Después de la implementación, tómese el tiempo para darles una demostración clara que explique cada módulo del HRIS. Por ejemplo, la confusión en la regularización de la asistencia es uno de los principales problemas de recursos humanos que enfrentan muchas organizaciones. Hable con sus empleados y profesionales de recursos humanos interesados ​​para averiguar cómo el uso de un HRIS ha mejorado la regularización de la asistencia.

Evalúe su elección nuevamente

Una vez finalizada la implementación, anime a los empleados a utilizar todas las funcionalidades. Después de aproximadamente un mes, realice una breve encuesta para ver si sus empleados encuentran útil el sistema. Vuelva a reunir al equipo para averiguar si HRIS los ha ayudado a superar los desafíos de recursos humanos que se discutieron.

Conclusión

Al seleccionar un HRIS, es esencial asegurarse de que sea coherente con las necesidades de recursos humanos de su organización. Cuando el HRIS implementado no es adecuado para sus empleados y su organización, puede dañar los resultados de su organización. Antes de comprar un HRIS, comprenda los beneficios y las características que lo acompañan.

Publicado originalmente en www.zoho.com.