Coaching dirigido con apoyo tecnológico
Una combinación de LMS y tecnología de videotelefonía puede respaldar y mejorar significativamente las prácticas de capacitación. También puede mejorar procesos importantes como las entrevistas y la selección de una manera que agrega credibilidad a una cultura de entrenamiento que busca la mejora continua. Examinemos cómo ambas oportunidades podrían funcionar desde una perspectiva pragmática.
1. Aprovechar la tecnología para apoyar el entrenamiento
En un artículo anterior “Zoom Into The Future With A Videotelephony LMS Technology Partnership”, examinamos cómo la tecnología LMS podría respaldar la retroalimentación de 360 grados como un componente clave del proceso de gestión del rendimiento. Es importante destacar que esta retroalimentación crea la oportunidad de un enfoque informado/dirigido al coaching que es a la vez objetivo y creíble.
Para lograr esto se requiere la adopción de una mentalidad basada en el esfuerzo. También requiere el desarrollo o la adopción de un modelo de capacidad holístico con un medio integral para recopilar comentarios de 360 grados, que también incluye un proceso de autoevaluación. Tanto la retroalimentación de 360 grados como la autoevaluación deben poder resumirse y compararse en un resumen visual fácil de leer, comprender y comparar (esto se puede lograr usando un algoritmo: utilizamos la metodología “we-shine”). Este proceso debe residir dentro del LMS de la empresa y proporcionar los niveles de confidencialidad requeridos. Aquí hay un ejemplo de cómo podría funcionar el proceso.
Proceso (un ejemplo)
1. Periódicamente, se invita a cada empleado a participar en una autoevaluación junto con un ejercicio de retroalimentación de desempeño de 360 grados que involucra a un grupo seleccionado de sus colegas. Los comentarios de 360 grados, así como la autoevaluación de cada empleado, residen en su portal LMS junto con las grabaciones de seguimiento de las discusiones de desarrollo, tal como se registran en Zoom. Cuando pueda agregar valor, los participantes en la retroalimentación de 360 grados pueden ser invitados a las revisiones periódicas para brindar información o ejemplos que respalden las calificaciones que dieron. Cada empleado es responsable de establecer revisiones periódicas en Zoom con su gerente.
2. Usemos a Bob como ejemplo. Ha completado su autoevaluación y sus colegas han completado sus comentarios de 360 grados en su nombre. Los resultados se cargan en su portal LMS y configura la revisión requerida con el líder/gerente de su equipo a través de Zoom. A los efectos de este ejemplo, solo examinaremos un área de la autoevaluación y la retroalimentación de 360 grados. Los comentarios de los colegas de Bob indican que Bob tiene la oportunidad de desarrollar sus capacidades de desempeño, mientras que Bob, en su autoevaluación, se considera relativamente fuerte en esta área. Sabiendo que este sería un punto de discusión en la revisión, el gerente de Bob solicita ejemplos de los colegas de Bob para respaldar por qué calificaron sus capacidades de desempeño como que requieren un mayor desarrollo.
En el modelo utilizado, las capacidades de rendimiento son un conjunto de capacidades que permiten tomar las medidas adecuadas según lo requiera la situación (por ejemplo, resolución de problemas y toma de decisiones). Estos son evidentes cuando uno es capaz de demostrar el nivel de capacidades de desempeño relevantes para su rol. Son las capacidades de acción que muestran que uno es proactivo, puede resolver problemas, tomar las decisiones correctas y puede planificar y organizar el trabajo para cumplir con los plazos y alcanzar los objetivos/metas a tiempo. Se trata de comprender, desarrollar y aplicar las capacidades de rendimiento relevantes. En este sentido, los colegas de uno expresarían una sensación de optimismo de que logrará lo que se compromete.
En el modelo utilizado, las capacidades de rendimiento son un conjunto de capacidades que permiten tomar las medidas adecuadas según lo requiera la situación. Estos son evidentes cuando uno es capaz de demostrar el nivel de capacidades de desempeño relevantes para su rol.
3. En aras de la simplicidad, solo examinaremos un aspecto de la retroalimentación que los colegas de Bob dieron para respaldar su calificación de las capacidades de desempeño de Bob. Unánimemente, sintieron que Bob no estaba estructurado cuando se trataba de resolver los problemas encontrados en los proyectos que estaba administrando. El gerente de Bob analiza esto con Bob y cita ejemplos para respaldarlo. Debido a que la retroalimentación es estructurada, informativa, constructiva y objetiva, es creíble para Bob. Bob está de acuerdo con su gerente en que se beneficiaría del entrenamiento en su capacidad de resolución de problemas. El gerente de Bob aplica su mente y selecciona a Iván como la persona adecuada para entrenar a Bob en este sentido y lo organiza.
4. Ivan organiza una reunión de Zoom con Bob y, después de una discusión, resuelve que Bob se beneficiaría al aprender la técnica de “Resolución de problemas de 7 pasos” popularizada por el Dr. Shoji Shiba. Remite a Bob a un curso de microaprendizaje sobre este enfoque en el LMS de la empresa. Bob completa el curso y organiza una nueva reunión con Ivan. Ambos están de acuerdo en que Bob se beneficiaría aún más al ver a Ivan usar esta técnica. Bob se une a una reunión de Zoom en la que Ivan está usando esta técnica con su equipo para resolver un problema. Bob ahora se siente seguro para usar el método de resolución de problemas de 7 pasos con su equipo. Identifica un problema y organiza una reunión de Zoom con su equipo para resolver el problema. Ivan se une a la reunión para ayudar a Bob si necesita ayuda. La reunión se graba para que Ivan pueda usarla para asesorar a Bob según sea necesario. Después de algunas de estas sesiones de entrenamiento, Iván confía en que Bob es competente en este sentido y lo refuerza en una reunión de seguimiento con Bob y su gerente.
5. La combinación del uso de LMS y la tecnología de videotelefonía brinda un apoyo poderoso, eficaz y eficiente para desarrollar una cultura de coaching.
2. Aprovechar la tecnología para apoyar las prácticas de entrevista y selección para una cultura de entrenamiento
Habiendo revisado miles de procesos de entrevistas de selección, me encuentro dando la siguiente retroalimentación consistentemente:
- Los entrevistadores suelen pasar más tiempo hablando que el entrevistado. Esto claramente anula el objetivo principal de la entrevista de selección, es decir, obtener la información requerida de los entrevistados para tomar las mejores decisiones de selección.
- Al entrevistar al mismo candidato para el mismo trabajo, los entrevistadores tienden a hacer demasiadas preguntas iguales, por lo que se repiten y se pierde un tiempo precioso.
- Las técnicas de cuestionamiento y evaluación utilizadas carecen de la robustez requerida para generar la información necesaria para tomar decisiones de selección sólidas.
Las metodologías y técnicas del Assessment Center ofrecen una excelente perspectiva sobre cómo se debe perfeccionar el proceso de selección para que sea más ágil y sólido. El profesor Bill Byham y su equipo en DDI me brindaron una excelente capacitación en este sentido.
Uso de tecnología de videotelefonía/LMS para agilizar el proceso de selección
A continuación, se incluye una breve descripción de cómo la tecnología de videotelefonía/LMS puede implementar estos conocimientos para respaldar y agilizar el proceso de selección:
- El panel de selección se reúne a través de Zoom, facilitado por una selección que entrevista a un experto en la materia (SME).
- Se deciden los criterios de selección para el trabajo específico y se acuerdan las preguntas a realizar.
- Las preguntas se asignan entre varios miembros del panel, y solo se replican preguntas entre 2 entrevistadores cuando se trata de una selección/criterio/dimensión crítica. Esto reduce el tiempo que los gerentes/ejecutivos ocupados deben dedicar al proceso, al tiempo que garantiza que siga siendo integral, con controles y equilibrios de validación.
- Los miembros del panel de selección que son nuevos en la metodología de selección de la organización (usamos EAR), podrían completar un curso de microaprendizaje en el LMS de la empresa y tener una sesión práctica de juego de roles con la PYME. Esto se registraría en Zoom y luego se cargaría en el portal LMS de esa persona para fines de capacitación adicionales.
- Las entrevistas de selección se programan individualmente con cada entrevistador a través de Zoom y, con la aprobación de los entrevistados, se grabarían para fines de control de calidad.
- La reunión de toma de decisiones de selección está programada a través de Zoom. El SME lo presidiría, y cada entrevistador proporcionaría un resumen y una calificación de los distintos candidatos según los criterios que eran responsables de evaluar. Cuando se produzca un debate y/o desacuerdo, se puede acceder a las grabaciones de Zoom para ayudar a obtener un consenso.
- Las grabaciones de las entrevistas y reuniones también servirían como registro del proceso. Estos también se pueden cargar en el LMS de la empresa para fines de capacitación y entrenamiento adicionales.
- Las oportunidades de desarrollo del candidato seleccionado (identificado durante el proceso de selección) también se cargarían en el portal LMS de ese candidato junto con un plan de desarrollo específico para abordarlas. También se pueden cargar viñetas de entrevistas grabadas para ayudar a una comprensión más profunda de la lógica detrás del plan de desarrollo tanto para el nuevo empleado como para su gerente/entrenador.
El proceso anterior ha resistido la prueba del tiempo sin el beneficio de tecnología. Las oportunidades que ofrece la tecnología de videotelefonía/LMS simplificarán esto en un proceso de desarrollo rápido, eficaz y eficiente. Específicamente, las discusiones de evaluación que tienen los paneles de selección cuando evalúan a los candidatos tienen un fuerte componente de desarrollo para los entrevistadores/evaluadores en cuestión, así como para el desarrollo futuro del candidato seleccionado.
Una palabra final
Las oportunidades que ofrece la combinación de LMS y tecnología de videotelefonía para mejorar el rendimiento de la organización son infinitas. Lamentablemente, muchas organizaciones simplemente están sumergiendo los dedos de los pies en este conjunto de oportunidades. ¡Salta, no te ahogarás!