9 características esenciales que debe tener su herramienta de gestión de proyectos de aprendizaje electrónico
Si su equipo de eLearning está disperso por todo el mundo y la comunicación es una lucha constante, una herramienta de gestión de proyectos de eLearning puede ser lo que falta en su caja de herramientas. El software eLearning Project Management le permite delegar tareas, mantener un calendario colaborativo y realizar un seguimiento de sus hojas de tiempo. Sin embargo, debe saber qué funciones buscar al seleccionar una herramienta de gestión de proyectos de eLearning para obtener los mejores resultados. ¿Su posible herramienta de gestión de proyectos de aprendizaje electrónico ofrece todas estas características esenciales?
1. Asignaciones de tareas
Esta función permite a los líderes delegar tareas a miembros individuales del equipo de eLearning rápidamente para que todos conozcan sus funciones y responsabilidades. Pueden incluir plazos, enlaces de recursos y notas personales para agilizar el proceso, así como agregar miembros adicionales del equipo a la misma tarea cuando sea necesario. Por ejemplo, el creador de contenido, el experto en la materia y el diseñador gráfico deben colaborar en el último módulo de cumplimiento de COI.
2. Seguimiento del tiempo
Realice un seguimiento de cuánto tiempo han estado trabajando los miembros del equipo de eLearning en una tarea específica y en el proyecto de eLearning en su conjunto. Esto es ideal para fines de nómina, ya que puede mantener un registro preciso de sus horas de trabajo. Sin embargo, también es excelente para la asignación de recursos, ya que puede intervenir cuando sea necesario y ofrecer apoyo adicional a los colaboradores. Por ejemplo, un grupo tarda más de lo esperado en completar un hito en particular.
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3. Seguimiento de proyectos de aprendizaje electrónico
Obtenga una visión más holística del proyecto de eLearning y de si va por buen camino o necesita reevaluar su estrategia actual. Esto a menudo incluye una descripción general de quién está trabajando en qué, si están cumpliendo con los plazos y cuánto ha asignado a cada tarea. También describe cada paso o fase del proyecto de eLearning para que pueda dividirlo en hitos y tareas más manejables.
4. Herramientas de programación
Una función imprescindible para equipos dispersos geográficamente que necesitan coordinar reuniones e itinerarios de grupo. Su equipo de eLearning puede usar la herramienta de gestión de proyectos de eLearning para organizar reuniones de videoconferencia semanales o mensuales para proporcionar actualizaciones periódicas y controles de progreso, o incluso organizar sesiones de lluvia de ideas en etapas cruciales del proceso de desarrollo de eLearning. Esta función suele incluir un calendario de grupo que permite a los miembros del equipo de eLearning agregar eventos y enviar invitaciones a los colaboradores.
5. Soporte de colaboración incorporado
Cada miembro del grupo debe poder comunicarse entre sí, intercambiar comentarios y cargar archivos. Por lo tanto, la herramienta de gestión de proyectos de eLearning debe tener funciones integradas de soporte de colaboración que sean intuitivas y de fácil acceso. Por ejemplo, los usuarios pueden agregar rápidamente notas a un documento o actualizar la lista de tareas compartidas para evitar redundancias.
6. Gestión de la carga de trabajo
Una característica invaluable para equipos de eLearning más grandes que están trabajando en un proyecto de eLearning con múltiples facetas, ya que tiene la capacidad de ver en qué tareas está trabajando cada colaborador y qué sigue. Esto facilita la asignación de tareas y el equilibrio de la carga de trabajo. Si tres miembros del equipo de eLearning tienen conjuntos de habilidades similares, simplemente puede delegar la tarea a la persona con la lista de tareas más corta o contratar a un miembro adicional del equipo de eLearning si nota que todos están a plena capacidad.
7. Tableros personalizables
Le brinda el poder de personalizar los paneles de control de los usuarios para que todos puedan concentrarse en tareas relevantes y cronogramas de proyectos de eLearning. Esto también incluye resúmenes de KPI, barras de progreso y solicitudes urgentes, como tareas que son de máxima prioridad o notas de revisión que deben abordarse de inmediato. Otra función importante de vinculación es la capacidad de restringir el acceso según el rol o las responsabilidades del colaborador. Por ejemplo, solo ciertos administradores pueden ver los registros de tiempo y las notas personales de todos.
8. Informes
Su LMS tiene informes integrados que le permiten monitorear el desempeño del alumno y la efectividad de su estrategia de capacitación en línea. Lo mismo ocurre con su herramienta de gestión de proyectos de aprendizaje electrónico. En lugar de los estudiantes en línea y la eficiencia de L&D, está evaluando el rendimiento del equipo de eLearning y los objetivos del proyecto. Esto debe incluir visualización de datos para ayudarlo a identificar patrones y áreas de mejora.
9. Herramientas de presupuesto
Las funciones de elaboración de presupuestos cubren una amplia gama de tareas de contabilidad, desde la asignación de costos a ciertas asignaciones hasta el seguimiento y la aprobación de hojas de tiempo individuales. También puede monitorear la hoja de gastos de todo el proyecto de eLearning para mejorar la asignación de recursos, así como establecer la tasa de pago para cada miembro o posición del equipo de eLearning.
Consejos para elegir una plataforma de gestión de proyectos de eLearning con las funciones adecuadas
1. Involucre a su equipo de eLearning en el proceso de selección
Es posible que su equipo de eLearning no necesite todas las funciones de esta lista. Por lo tanto, debe obtener sus comentarios para determinar qué funcionalidades necesitan para optimizar su flujo de trabajo. Por ejemplo, su administrador de proyectos de eLearning valora la función de asignación de tareas porque puede ayudarlos a delegar y monitorear el progreso de manera más eficiente. También puede solicitar recomendaciones, ya que podrían revelar los pros y los contras de las herramientas que han usado en el pasado.
2. Pruebe antes de comprar
Muchas plataformas de gestión de proyectos de eLearning cuentan con pruebas limitadas que le brindan la oportunidad de explorar las funciones de primera mano. Es posible que tenga una idea general de las funciones que está buscando, pero una prueba puede revelar que ciertos complementos o actualizaciones ofrecerán un mejor retorno de la inversión. Como ejemplo, ya tiene un software de contabilidad separado, pero puede ser más beneficioso tener una herramienta de presupuesto integrada para garantizar una mayor precisión. Los miembros del equipo de eLearning pueden registrar su tiempo y usted puede dedicar suficientes recursos a cada tarea.
Las herramientas de administración de proyectos de eLearning son indispensables para los equipos remotos de eLearning que no pueden darse el lujo de tener reuniones en el sitio o espacios de trabajo compartidos. Sin embargo, también son una inversión que vale la pena para los equipos internos que desean una mayor flexibilidad y necesitan administrar su tiempo de manera más efectiva. Pueden iniciar sesión desde cualquier parte del mundo y colaborar con compañeros, compartir archivos y recibir actualizaciones de tareas.
Para obtener información sobre cómo hacer que el proceso de desarrollo de eLearning funcione sin problemas con las plataformas en línea de gestión de proyectos, lea el artículo 6 plataformas de gestión de proyectos para equipos remotos de eLearning para averiguar cuáles son las mejores plataformas en línea de gestión de proyectos que puede considerar para su próximo proyecto de aprendizaje electrónico.
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